Nguyên tắc bố trí văn phòng làm việc đảm bảo tính khoa học

Nguyên tắc bố trí văn phòng cần đảm bảo tính khoa học, các không gian liên kết, tạo điều kiện thuận tiện cho nhân viên trong quá trình làm việc mang lại hiệu suất tốt nhất.

Bố trí văn phòng làm việc hiện đại, khoa học không chỉ góp phần giúp nhân viên có được môi trường làm việc tốt nhất. Nó còn hỗ trợ nâng tầm hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp. Dù là công ty lớn hay nhỏ, khi bố trí văn phòng cũng cần đảm bảo những nguyên tắc cơ bản.

Dưới đây, Kiến Vàng HCM sẽ cùng bạn tìm hiểu những nguyên tắc bố trí văn phòng làm việc cũng như gợi ý một số cách thiết kế văn phòng phổ biến nhất. Nội dung cần thiết cho những doanh nghiệp đang chuẩn bị thay đổi hiện trạng văn phòng hiện tại hoặc sắp chuyển văn phòng mới nhằm mang đến không gian làm việc lý tưởng nhất. 

Tầm quan trọng của việc bố trí văn phòng làm việc

 Sắp xếp văn phòng làm việc chính là sắp xếp văn phòng sao cho phù hợp với từng đặc trưng doanh nghiệp. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tạo nên một môi trường làm việc lý tưởng cho doanh nghiệp. Khi một văn phòng được bố trí khoa học sẽ mang đến rất nhiều lợi ích: 

• Sử dụng hiệu quả không gian làm việc: Với một văn phòng bất kỳ, sẽ không có khu vực nào hoạt động độc lập. Chúng đều cần sự liên kết chặt chẽ với nhau. Thông qua việc bố trí, không gian từng khu vực được phân bổ hợp lý. Từ đó, nhân viên sẽ có được nơi làm việc tốt nhất, các phòng ban có được sự liên kết chặt chẽ. Mỗi khu vực sẽ được thiết kế phù hợp nhất với chức năng của mình. 
• Mang lại sự hài lòng cho nhân viên: Bố trí văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến tinh thần của nhân viên. Bằng việc được tiếp cận một môi trường làm việc rất thuận lợi, nhân viên cũng sẽ dễ dàng hơn trong hoàn thành các công việc của mình. Hơn nữa, phòng làm việc ngăn nắp, khoa học cũng giúp tăng sự tập trung cho nhân viên. Từ đó hiệu suất công việc cũng sẽ được cải thiện đáng kể. Mọi việc được thực hiện dễ dàng và nhanh chóng hơn. Cải thiện hiệu quả làm việc toàn doanh nghiệp
• Xây dựng được hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác: Văn phòng là nơi tiếp khách hàng, đối tác đến làm việc. Có được một văn phòng khoa học, hiện đại sẽ giúp người đối diện cảm thấy ấn tượng. Họ sẽ phần nào cảm nhận được sự chuyên nghiệp của công ty, từ đó cũng đánh giá tốt hơn cho chất lượng sản phẩm, dịch vụ mà công ty đang cung cấp. 

Ai sẽ đảm nhiệm công việc thiết kế văn phòng?

Trước khi chuyển đến văn phòng mới hoặc công ty mới thành lập, văn phòng cần được thiết kế và bố trí nội thất để nhân viên có thể bắt đầu làm việc. Văn phòng có thể được đặt ở cao ốc, hoặc thuê văn phòng được thiết kế sẵn, hoặc thuê nhà nguyên căn. Dù là trường hợp nào thì cũng cần thiết kế lại để phù hợp với đặc trưng doanh nghiệp. 

Với những công ty nhỏ, thường là giám đốc, hoặc quản lý, người thuộc bộ phận hành chính sẽ đảm nhiệm việc thiết kế. Còn với các doanh nghiệp lớn, số lượng nhân viên lớn hơn 50 người thì thường sẽ thuê dịch vụ thiết kế thi công văn phòng. Tùy vào nhu cầu, phác thảo kiến trúc dự kiến cũng như ngân sách, đơn vị dịch vụ sẽ đưa ra ý tưởng cũng như bản thiết kế cũng như nội thất cụ thể. Để tạo nên bản thiết kế cuối cùng, kiến trúc sư sẽ trải qua một quy trình làm việc đánh giá, nghiên cứu kỹ lưỡng mặt bằng cũng như nhu cầu doanh nghiệp. Từ đó sẽ mang lại một văn phòng theo đúng mong muốn, nhu cầu của chủ đầu tư. 

Những khu vực chức năng cần có của một văn phòng

Trong một văn phòng, có rất nhiều khu vực chức năng khác nhau. Trong đó, có các khu vực chức năng chính dưới đây:

• Sảnh lễ tân: Khu vực lễ tân đóng vai trò quan trọng trong cơ cấu thiết kế văn phòng. Tại khu vực này, có quầy lễ tân, backdrop có logo công ty, thường có 1 tủ tài liệu và có thêm khu ghế chờ cho khách hàng. Khu vực lễ tân cần đảm bảo sự chuyên nghiệp và ấn tượng, nhưng về phong cách thì phụ thuộc vào phong cách nội thất chính của văn phòng. 
• Phòng họp: Phòng họp có thể được tích hợp trong phòng giám đốc hoặc tách riêng ra. Nội thất phòng hợp thường không quá cầu kỳ như nhiều không gian khác. Bù lại, nó được chú trọng đến tính sang trọng, nội thất chuyên nghiệp và đảm bảo tối ưu công năng sử dụng. Ngoài bàn ghế, phòng họp còn được trang bị máy chiếu, tivi, kệ trang trí…
• Khu vực làm việc: Trong văn phòng làm việc hiện đại, khu vực làm việc thường để mở (Trước đây thường có các vách ngăn nhỏ). Bàn ghế nhân viên được thiết kế đồng bộ, có tủ đựng hồ sơ, máy tính. Không gian làm việc được chú trọng vì sẽ kích thích tính sáng tạo của nhân viên. Khu làm việc được thiết kế khoa học sẽ tăng thêm tinh thần phấn chấn cho nhân viên trong quá trình làm việc.
• Khu vực ăn uống: Các văn phòng hiện đại ngày nay đều có khu vực ăn uống dành cho nhân viên. Không chỉ có bàn ghế ăn mà còn có tủ bếp, máy lọc nước, lò vi sóng, giá đặt bát đĩa…

Ngoài ra, văn phòng trong các công ty hiện đại còn có cả khu vực thư giãn. Đây là khu vực giúp nhân viên relax, sạc lại năng lượng khi làm việc mệt mỏi. Với khu vực này, nhân viên có thể nghỉ ngơi vào buổi trưa, hoặc chơi các trò chơi, thậm chí là có cả máy tập gym… Thiết kế khu vực này thường có màu sắc nhẹ nhàng, tươi sáng, ít nội thất và nội thất chú trọng tính thoải mái, đảm bảo tác động tốt đến tinh thần con người.

Với những công ty thuê nhà nguyên căn, cũng cần bố trí thiết kế khu vực để xe cho nhân viên. Nhìn chung, thường tận dụng sân hoặc tầng trệt của căn nhà để sử dụng làm bãi đỗ xe. Khu vực này không cần quá cầu kỳ nhưng cũng cần chú trọng tính lịch sự để tạo nên một văn phòng chỉn chu toàn diện nhất. 

Nguyên tắc bố trí văn phòngcơ bản nhất

Nguyên tắc thiết kế văn phòng cơ bản chính là những quy định tiêu chuẩn dùng để đánh giá chất lượng văn phòng. Do đó, nếu muốn bố trí văn phòng, doanh nghiệp nên đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc thiết kế này. Khi đó sẽ giúp việc thiết kế văn phòng làm việc diễn ra không chỉ nhanh chóng mà còn hiệu quả và phù hợp ngân sách.

Những nguyên tắc cơ bản với bất cứ một văn phòng nào:

Tính hài hòa

Tính hài hòa trong bố trí văn phòng làm việc được thể hiện ở 2 yếu tố. Thứ nhất là phân chia không gian các khu vực chức năng hợp lý. Thứ 2 là bố trí nội thất trong từng không gian sao cho phù hợp nhất. Tùy đặc trưng công ty, ví dụ như số lượng nhân sự, đặc trưng ngành nghề, các khu vực chức năng cũng sẽ có sự tùy chỉnh phù hợp. Ví dụ như, doanh nghiệp đó chuyên về lĩnh vực sáng tạo thì thường không gian làm việc cá nhân sẽ nhỏ hơn so với không gian sinh hoạt chung, không gian thư giãn. 

Sự hài hòa của các không gian trong văn phòng giúp đảm bảo chức năng cho từng khu vực. Ngoài ra, nó cũng đảm bảo nhân viên có thể làm việc riêng tư nhưng vẫn có tính kết nối với các bộ phận chung. Đồng thời, giúp quy trình làm việc trong văn phòng được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi nhất. 

Trong thiết kế nội thất, sự hài hòa đến từ nguyên tắc đúng và đủ. Nội thất phải đủ dùng, đúng nhu cầu và mục đích từng khu vực. Bàn ghế làm việc phải có tỷ lệ phù hợp, nội thất hướng đến sự bền vững, và thoải mái cho nhân viên khi làm việc. 

Ánh sáng và không khí trong văn phòng

Ánh sáng và không khí góp phần không nhỏ tạo nên tính khoa học cho văn phòng. Từ nguồn sáng tự nhiên, các khu vực chức năng cũng cần được phân bổ hợp lý. Ví dụ khu vực làm việc nên ưu tiên ở những nơi có ánh sáng tự nhiên mạnh, gần cửa sổ.  Phòng thư giãn nên hạn chế nơi nào có ánh sáng chói vào. Ánh sáng chất lượng tốt sẽ giúp nhân viên làm việc tốt hơn. Trong khi đó, ánh sáng mờ dễ gây đau đầu, mệt mỏi. 

Không khí trong văn phòng cũng cần đảm bảo sự thông thoáng. Trong khi thiết kế, nên tạo những đường khí di chuyển khắp văn phòng. Khi sắp xếp văn phòng, không khí cần đảm bảo sự trong lành, thoáng đãng. Từ đó mang lại hiệu quả cải thiện sức khỏe và cải thiện tinh thần cho nhân viên. 

Thiết kế nội thất

Nội thất là một yếu tố cực kỳ quan trọng trong cách bố trí văn phòng làm việc. Tùy vào diện tích từng không gian cũng như bố trí mặt bằng, đồ nội thất sẽ có số lượng, kiểu dáng và độ lớn tương ứng. Nội thất cần sắp xếp phù hợp nhu cầu sử dụng, tối ưu chi phí cũng như diện tích. 

Không gian xanh

Không phải ngẫu nhiên mà xu hướng văn phòng xanh nhận được sự quan tâm lớn của nhiều doanh nghiệp. Không chỉ mang lại môi trường làm việc thoải mái nhất, văn phòng có không gian xanh còn góp phần bảo vệ môi trường. Tùy diện tích, có thể sử dụng cây xanh làm các vách ngăn tự nhiên, hoặc làm vật decor trang trí. Thiên nhiên sẽ kết nối không gian, tạo nên một dòng chảy tự nhiên khắp văn phòng. 

Các cách bố trí văn phòng phổ biến

Có 6 kiểu bố trí văn phòng phổ biến nhất hiện nay, các doanh nghiệp có thể tham khảo để có ý tưởng tốt nhất cho văn phòng của mình:

Kiểu cơ bản – Jump Space

Đây là mẫu hình văn phòng cơ bản, có thể kết hợp làm việc riêng tư và làm việc nhóm. Loại hình này rất phổ biến ở nhiều văn phòng. Thường thì nó sẽ chia thành từng nhóm làm việc riêng tư. Tuy nhiên khi cần thì vẫn có thể dễ dàng kết nối các bộ phận với nhau. 

Kiểu tổ hợp cá nhân – Hive

Mô hình thiết kế văn phòng này giống như những chiếc tổ. So với kiểu cơ bản, nó tiết chế số lượng người hơn. Có nghĩa là nó sẽ gia tăng không gian riêng tư nhưng vẫn mang tính chất hỗn hợp giữa làm việc cá nhân và làm việc nhóm. Bố cục bố trí văn phòng làm việc này thích hợp cho những công việc thiên về sáng tạo nội dung, hoặc thiết kế. Mỗi nhân viên đều cần không gian để lưu trữ tài liệu nhưng vẫn cần sự kết nối trong nhiều hoàn cảnh. 

Tách biệt – Haven

Hình thức này sẽ thuần tính riêng tư. Mỗi cá nhân sẽ là một góc làm việc riêng, đảm bảo sự tập trung tối đa, vô cùng yên tĩnh và không ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài. Thường thì mỗi nhân viên sẽ có một block riêng tư được ngăn cách. Các công ty bán hàng qua điện thoại hoặc các phòng ban thiên về chăm sóc khách hàng thường áp dụng cách thiết kế này.

Mô hình xưởng làm việc – Workshop

Mô hình này khá phổ biến hiện nay và trở thành một mẫu bố trí văn phòng điển hình. Kiểu hình này sẽ bố trí nội thất đáp ứng tổ hợp công năng. Nó yêu cầu không gian lớn, thuận tiện di chuyển, mọi người có thể cùng làm việc và đưa ra được ý tưởng qua những cuộc họp nhóm. Tính chất teamwork được thể hiện rất rõ ở cách bố trí này. 

Không gian kiểu câu lạc bộ – Clubhouse 

Không gian này được thiết kế cho một cộng đồng – thường là cho một nhóm trong quá trình thực hiện dự án. Không gian này rất dễ dàng qua lại, thuận tiện cho mọi người trao đổi, hội họp. Nó duy trì tính kết nối của mỗi nhân viên và thúc đẩy hiệu suất lao động đáng kể. Diện tích của nó sẽ khiêm tốn hơn so với workshop. 

Bố cục nhóm hình vòm – Cove

Đây là kiểu bố trí văn phòng làm việc nhỏ nhất trong 3 mô hình làm việc nhóm. Nó là một bố cục hình vòm được thiết kế như các điểm làm việc riêng lẻ. Đó cũng có thể là 1 góc trong một không gian làm việc chung. Nó vừa đảm bảo tính kết nối bên trong, lại vừa phân tách với các không gian khác. Thường ứng dụng để triển khai các cuộc họp riêng, hoặc gặp gỡ đối tác. 

Cách bố trí văn phòng mở mang lại không gian làm việc thoải mái, sáng tạo

Bên cạnh những văn phòng truyền thống, văn phòng mở đang trở thành xu hướng mới. Đây là mô hình văn phòng theo hướng loại bỏ tối đa những bức tường hay vách ngăn cố định, tạo nên một không gian rộng, thoáng, ít phân chia các không gian và mang đến một bầu không khí trong lành, cởi mở nhất khi làm việc. 

Khi bố trí văn phòng mở, cần đảm bảo một số nguyên tắc dưới đây:

• Vì mô hình mở nên sẽ khó thoát khỏi tình trạng tiếng ồn. Do đó, trong cách bố trí văn phòng mở, vấn đề tiếng ồn cần được chú trọng xem xét. Doanh nghiệp có thể sử dụng giải pháp tiêu âm với tấm thạch cao. Từ đó mang lại một không gian mở hiện đại và vẫn đủ đảm bảo sự tĩnh lặng cho nhân viên khi làm việc. 
• Phong cách văn phòng mở không phải được áp dụng cho tất cả các mô hình doanh nghiệp. Mô hình này không có sự phân chia vật lý giữa các bộ phận hay phòng ban, thuận tiện cho sự tương tác giữa các thành viên. Do đó, phong cách này sẽ thích hợp với những doanh nghiệp có văn hóa làm việc theo nhóm. 
• Để không ảnh hưởng đến không gian làm việc chung, nên bố trí khu vực giải trí và ăn uống ở bên ngoài.
• Ánh sáng là một nhân tố đặc biệt quan trọng trong thiết kế văn phòng mở. Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên sử dụng các chất liệu trong suốt như kính. Vật liệu này sẽ giúp không gian được tiếp nhận nhiều nguồn ánh sáng tự nhiên nhất.
• Bố trí nhiều cây xanh nhất có thể để mang đến không gian làm việc xanh mát, trong lành. 
• Phần mặt tiền ngôi nhà thường rất dư thừa ánh sáng tự nhiên, gây chói mắt. Vì vậy, nếu không muốn phải kéo rèm cả ngày thì nên thiết kế một khoảng hở giữa phần này. Khoảng hở này sẽ ngăn cách khu mặt tiền với khu làm việc của nhân viên. Nên dùng cây xanh để dịu mắt và tạo không gian thoải mái nhất. 
• Để không gian văn phòng mở không rối mắt, nên bố trí đồ nội thất thật gọn gàng và linh hoạt. 

Cách bố trí văn phòng diện tích nhỏ

Những công ty mới thành lập thường có số vốn và quy mô hạn hẹp. Do đó, hầu hết đều sẽ chỉ thiết kế những văn phòng có diện tích nhỏ. Nếu không có cách bố trí văn phòng khoa học, thì sẽ dễ dẫn đến tình trạng không gian chật hẹp, bí bách. Từ đó cũng sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả làm việc của nhân viên.

Một số nguyên tắc quan trọng khi thiết kế văn phòng diện tích nhỏ:

• Ưu tiên phong cách tối giản, từ màu sắc đến nội thất đều hướng đến sự đơn giản.
• Thay vì dùng bản chân di động sẽ chiếm nhiều diện tích, nên ưu tiên sử dụng bảng dán tường. 
• Các vách cứng không phải là lựa chọn tối ưu cho văn phòng diện tích nhỏ. Để tăng diện tích không gian giúp nhân viên có thể sử dụng linh hoạt nhất, nên hạn chế sử dụng thiết kế này.
• Không nên khoanh vùng cứng nhắc trong không gian. Với văn phòng nhỏ, việc ngăn chia không gian chỉ đơn thuần là để phân lối chứ không phải ngăn cách rạch ròi giữa các khu vực chức năng. 
• Dù là văn phòng nhỏ nhưng cũng cần đảm bảo tính thẩm mỹ tối ưu, mang đến hứng khởi và tinh thần làm việc tốt nhất cho nhân viên. 

Những lưu ý quan trọng khi thiết kế văn phòng

Một văn phòng đẹp, thiết kế đúng nguyên tắc, hiện đại và khoa học là mong muốn chung của bất cứ công ty nào. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất của một văn phòng chính là đảm bảo được không gian làm việc cho nhân viên. Do đó, để có được một văn phòng như ý, cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Lắng nghe nhu cầu của nhân viên để tạo nên các không gian làm việc hợp lý, nội thất phù hợp. 
• Nên có khu vực thư giãn để nhân viên có không gian relax. Điều này sẽ giúp nhân viên có thể phục hồi sức lao động, có tinh thần làm việc tốt hơn.
• Hiểu rõ văn hóa công ty để có được cách bố trí văn phòng phù hợp.
• Nên thiết kế hộc tủ để nhân viên đựng mền gối. Vì người Việt thường có văn hóa ngủ trưa.
• Cũng cần chú ý đến yếu tố phong thủy trong bố trí văn phòng. Khi đó, bạn không chỉ có một văn phòng đẹp mà còn thu hút tài lộc, giúp công việc ngày càng thuận lợi và phát triển hơn. 

Trong trường hợp thuê dịch vụ thiết kế văn phòng, bạn nên cân nhắc tìm hiểu kỹ chất lượng và uy tín của đơn vị thiết kế. 

Kết luận

Trên đây là những chia sẻ xoay quanh việc bố trí văn phòng làm việc khoa học và hiện đại. Để tạo nên một văn phòng đẹp, hiệu quả và tối ưu là điều không hề dễ dàng. Cần trải qua nhiều bước, nhiều quy trình khác nhau. Do đó, bạn nên ưu tiên thuê thiết kế để có thể biến ý tưởng của mình thành hiện thực. 

• Tìm hiểu: Dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Kiến Vàng