Văn phòng mở: 9 điều cần biết trước khi triển khai cho công ty

Văn phòng mở chú trọng vào con người, mọi mục đích thiết kế đều cần hướng đến con người. Khi đó, mới có thể tạo nên một không gian làm việc hiệu quả như mục tiêu. 

Văn phòng mở là mô hình văn phòng hiện đại đang rất được yêu thích hiện nay. Thậm chí, nhiều chuyên gia cho rằng đây chính là xu hướng làm việc của tương lai. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu đúng bản chất cũng như các ưu nhược điểm của văn phòng mở. Vì vậy khi triển khai thiết kế sẽ không đạt được hiệu quả như ý, khiến văn phòng không phát huy tối đa chức năng của một nơi làm việc khoa học, hiệu quả. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang chuẩn bị thiết kế mô hình văn phòng mở, hãy tham khảo các nội dung dưới đây để có sự chuẩn bị tốt nhất. 

Tìm hiểu mô hình văn phòng mở và các vấn đề cơ bản
Tìm hiểu mô hình văn phòng mở và các vấn đề cơ bản

Văn phòng mở là gì? Được thiết kế như thế nào?

Văn phòng mở là mô hình văn phòng tập trung vào không gian chung. Nó giảm tối đa không gian riêng tư, đồng nghĩa với việc giảm thiểu sử dụng các bức tường, vách ngăn.

Khi thiết kế văn phòng mở, bàn ghế làm việc sẽ được bố trí cạnh nhau, trong từng khu vực cụ thể. Các nhân viên và bộ phận trong văn phòng sẽ dễ dàng kết nối với nhau. Khu vực làm việc chung rất rộng rãi, thoáng đãng, tiện dụng trong công việc, giúp nhân viên làm việc thoải mái trong điều kiện dễ chịu nhất. 

Vậy, Văn phòng mở có phải văn phòng không có bức tường ngăn cách không? Điều này là không đúng. Tường ngăn vẫn đóng vị trí quan trọng trong văn phòng mở. Đặc biệt là với các doanh nghiệp đặc thù, cần nơi làm việc riêng tư và yên tĩnh. Lúc này, vách ngăn sẽ được hạn chế và sẽ được biến tấu thông qua vách ngăn thấp. Hoặc từng phòng ban, khu vực sẽ được bố trí xen kẽ nhau, vách ngăn chính là hệ thống cây xanh, hoặc một không gian trống. Mục tiêu cuối cùng chính là tạo nên môi trường làm việc sáng tạo, đổi mới, tiết kiệm chi phí vận hành.  

Văn phòng mở hướng đến không gian làm việc chung cho tất cả nhân viên
Văn phòng mở hướng đến không gian làm việc chung cho tất cả nhân viên

Lợi ích của mô hình văn phòng mở đối với doanh nghiệp là gì?

Lợi ích của việc xây dựng văn phòng mở đối với nhân viên là gì? 

  • Tăng cường sự tương tác, hợp tác, trao đổi giữa các nhân viên. Trong một không gian mở, việc tương tác qua lại rất dễ dàng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian di chuyển.
  • Tăng cường sự sáng tạo và đổi mới: Môi trường làm việc mở giúp nhân viên có tinh thần thoải mái, dễ chịu. Từ đó cũng tăng cảm hứng làm việc, sáng tạo. Năng suất công việc vì vậy cũng được nâng cao hơn.
  • Tăng cường sự gắn kết giữa các phòng ban, giữa nhân viên: Sự gần gũi trong một không gian làm việc chung giúp mọi người cảm thấy thoải mái, gắn kết. Môi trường công sở trở nên thân thiện, giảm stress căng thẳng. 
Văn phòng mở giúp nhân viên làm việc thoải mái, sáng tạo
Văn phòng mở giúp nhân viên làm việc thoải mái, sáng tạo

Văn phòng mở giúp ích gì cho doanh nghiệp? 

  • Tiết kiệm chi phí: Mô hình văn phòng mở tập trung vào không gian rộng nên sẽ hạn chế được chi phí xây dựng ban đầu. Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm chi phí khi thiết kế từng phòng ban. Mô hình này cũng chú trọng ánh sáng, không khí tự nhiên. Chi phí điện năng, điều hòa cũng được giảm thiểu đáng kể.
  • Tăng năng suất: Khi nhân viên tăng năng suất lao động, tất yếu năng suất chung của doanh nghiệp cũng được cải thiện. Môi trường làm việc hấp dẫn, thoải mái cũng giúp giữ chân và thu hút được nhân tài. 
  • Nâng cao hình ảnh thương hiệu, tạo diện mạo doanh nghiệp trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác. 

Vì sao xây dựng văn phòng mở có lợi cho môi trường? 

Văn phòng mở chú trọng vào con người, tập trung mang đến môi trường làm việc tốt nhất cho con người. Nó được thiết kế với đầy đủ ánh sáng tự nhiên, cây xanh, hướng đến bảo vệ môi trường, tiết kiệm năng lượng, sử dụng nội thất bền vững và kích thích tính tiết kiệm tài nguyên điện nước của nhân viên. Điều này mang đến ý nghĩa không nhỏ trong xây dựng và bảo vệ môi trường sống xanh, sạch đẹp. 

Nhược điểm của mô hình văn phòng mở là gì?

Hạn chế của văn phòng mở là gì? Vì tất cả đều làm việc trong một không gian chung nên chắc chắn sẽ gây mất tập trung. Đặc biệt nếu công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ như kế toán thì sẽ khá bất tiện. 

Hơn nữa, mô hình văn phòng mở cũng gây nhiều tiếng ồn. Do mọi người làm việc gần nhau, dễ dàng trò chuyện trao đổi nên chắc chắn sẽ có tiếng ồn nhiều. Điều này sẽ gây khó khăn cho một số cá nhân. Ví dụ ai đang làm việc chăm sóc khách hàng. Khi đó, cần phải linh hoạt bố trí không gian đóng trong văn phòng mở, tạo nên môi trường làm việc phù hợp nhất với từng vị trí, phòng ban. 

Văn phòng mở có thể khiến nhân viên xao nhãng khi làm việc
Văn phòng mở có thể khiến nhân viên xao nhãng khi làm việc

Làm thế nào để thiết kế văn phòng mở hiệu quả chứ không chỉ dừng ở hình thức?

Văn phòng mở cần đảm bảo tính hiệu quả. Nếu chỉ dừng lại ở hình thức, nhìn vào có thể thấy đó đó là một thiết kế đúng tiêu chuẩn nhưng nó sẽ không đảm bảo được hiệu quả làm việc. Điều này khiến thiết kế cũng trở nên mất đi ý nghĩa vốn có.

Vì vậy, để có được một văn phòng mở mang lại giá trị giúp nhân viên làm việc tốt hơn, cần phải chú trọng đến cả con người và yếu tố thiết kế:

  • Lối sống văn phòng mở đòi hỏi những thay đổi gì từ nhân viên và quản lý? Nhân viên phải nâng cao ý thức tiết kiệm tài nguyên, giữ gìn môi trường làm việc sạch sẽ. Khi làm việc, trao đổi, hạn chế nói lớn để tránh ảnh hưởng đến người xung quanh. Quản lý cũng có trách nhiệm bao quát, giám sát, đôn đốc nhân viên để đảm bảo không chỉ công việc được hoàn thành và còn giữ gìn được môi trường văn phòng chuẩn mực như ý. 
  • Phân chia không gian văn phòng hợp lý, khoa học. Có thể phân chia không gian làm việc theo từng đội nhóm, bộ, phận, dự án.
  • Sử dụng các loại vật liệu nhẹ, chống ồn tốt.
  • Tận dụng công nghệ tiết kiệm năng lượng, chú trọng ánh sáng, cây xanh để môi trường văn phòng luôn thoáng đãng, trong lành.
  • Xây dựng quy định về văn hóa nơi làm việc, đảm bảo sự tôn trọng lẫn nhau giữa các nhân viên.  
Thiết kế văn phòng mở cần đảm bảo sự khoa học, hợp lý, tối ưu hiệu quả làm việc cho nhân viên
Thiết kế văn phòng mở cần đảm bảo sự khoa học, hợp lý, tối ưu hiệu quả làm việc cho nhân viên

Văn phòng diện tích nhỏ có thể áp dụng văn phòng mở được không?

Rất khó. Văn phòng mở luôn có không gian rộng, thoáng đãng và thoải mái. Vì vậy các diện tích nhỏ rất khó để bố trí được mô hình này. Chí ít, bạn cần đảm bảo diện tích từ 7 – 10m2/ nhân viên thì mới có thể đảm bảo xây dựng được văn phòng mở đúng tiêu chuẩn.  

Xây dựng văn phòng mở có chi phí cao không?

Số lượng cửa, vách ngăn được giảm tối thiểu nên chi phí văn phòng mở cũng thấp hơn so với mô hình văn phòng đóng. Bù lại, sẽ tốn các chi phí cho cây xanh, cách âm, trang trí. Còn các thiết bị văn phòng như bàn ghế, máy tính, tủ hồ sơ… thì cơ bản cũng sẽ tiêu tốn như mô hình văn phòng truyền thống. 

Tham khảo các mô hình văn phòng mở trên thế giới

Trên thế giới có rất nhiều mô hình văn phòng mở với nhiều kiểu thiết kế đa dạng. Các mô hình đều chú trọng đến bố cục khoa học, thông minh, chú trọng đến thiên nhiên. Cũng có nhiều mô hình văn phòng đầy sáng tạo và nghệ thuật. Các bạn có thể tham khảo một số mô hình sau:

Văn phòng mở thiết kế đậm chất nghệ thuật của công ty Mafin - Nga
Văn phòng mở thiết kế đậm chất nghệ thuật của công ty Mafin – Nga
Văn phòng mở sáng tạo tại công ty MG Motor - Ấn Độ
Văn phòng mở sáng tạo tại công ty MG Motor – Ấn Độ
Một trong những văn phòng làm việc của Google!
Một trong những văn phòng làm việc của Google!

So sánh văn phòng đóng và văn phòng mở

Văn phòng đóng là kiểu văn phòng làm việc truyền thống. Mô hình này được thiết kế chia không gian cho từng phòng ban, sử dụng tường xây, vách ngăn kín. Nó tạo không gian riêng tư nhất khi làm việc. Tuy nhiên, nó cũng có nhiều nhược điểm là hạn chế tương tác giữa các nhân viên, các phòng ban. Chi phí xây dựng và bảo dưỡng cũng cao.

Còn văn phòng mở giúp tiết kiệm chi phí xây dựng. Việc mở rộng và nâng cấp các không gian cũng dễ dàng hơn. Tuy nhiên, nhược điểm của nó là giảm sự riêng tư. Nó cũng làm gia tăng các nguy cơ nhiễm bệnh qua đường hô hấp như cảm cúm, ho…

Mô hình văn phòng đóng truyền thống
Mô hình văn phòng đóng truyền thống

Văn phòng hỗn hợp kết hợp đóng và mở là gì?

Bên cạnh văn phòng mở thuần túy, ngày nay nhiều doanh nghiệp chú trọng hơn đến mô hình văn phòng hỗn hợp. Thiết kế này là sự kết hợp giữa văn phòng mở và văn phòng đóng. Tức là vẫn chú trọng không gian rộng rãi, thông thoáng. Tuy nhiên vẫn giữ được những đặc trưng của văn phòng đóng với các khu vực làm việc được bố trí riêng tư, độc lập.

Kiểu mô hình này có thể cân bằng được không gian chung và riêng. Nó tối ưu cho hiệu quả làm việc, thư giãn. Nó cũng đảm bảo tính năng động và cởi mở cho nhân viên. Tuy nhiên, sẽ rất khó khi bố trí các khu vực chức năng. Đặc biệt, cần diện tích rộng rãi thì mới có thể tạo thành mô hình hỗn hợp như ý. Ngoài ra, các vấn đề như ánh sáng, tiếng ồn cũng bất cập nếu không thiết kế khoa học, hợp lý. 

Thiết kế văn phòng hỗn hợp đòi hỏi không gian lớn để đảm bảo tính riêng và chung
Thiết kế văn phòng hỗn hợp đòi hỏi không gian lớn để đảm bảo tính riêng và chung

Dù thế nào, thì văn phòng mở chú trọng vào con người vẫn là vấn đề tiên quyết. Vì vậy, mọi mục tiêu thiết kế đều phải tập trung vào con người. Xây dựng được một văn phòng khoa học, hợp lý, giúp nhân viên làm việc tốt nhất trong môi trường thoải mái và năng động nhất, đó mới chính là một mẫu văn phòng mở thành công! 

 

Đánh giá chúng tôi