Bạn đang cần chuyển văn phòng nhưng gặp khó khăn trong việc sắp xếp và vận chuyển sao cho nhanh gọn, tránh thất lạc đồ đạc? Hãy cùng tham khảo bài viết dưới đây của Kiến Vàng HCM để tích lũy kinh nghiệm đóng gói đồ đạc chuyển địa điểm văn phòng đúng chuẩn.
Mục lục
- Những khó khăn khi đóng gói đồ dùng văn phòng là gì?
- Cách đóng gói đồ dùng văn phòng hiệu quả như thế nào?
- Các bước vận chuyển đồ dùng văn phòng như thế nào?
- Những vật dụng cần thiết khi đóng gói đồ dùng văn phòng là gì?
- Lưu ý giúp đóng gói đồ dùng văn phòng tránh thất lạc
- Có nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói?
Những khó khăn khi đóng gói đồ dùng văn phòng là gì?
Việc chuyển văn phòng đến một địa điểm mới khiến cho không ít công ty gặp khó khăn bởi phải đóng gói, vận chuyển nhiều đồ đạc, thiết bị. Một vài vấn đề thường gặp nhất phải kể đến như:
Tháo dỡ và sắp xếp đồ đạc
Khó khăn hàng đầu khi chuyển văn phòng chính là việc tháo dỡ và sắp xếp, đóng gói đồ đạc. Lý do là bởi văn phòng luôn có rất nhiều đồ dùng, thiết bị lắp đặt cầu kỳ và các thiết bị có kích thước, trọng lượng lớn. Vì thế, nếu chưa có kinh nghiệm vận chuyển, chắc chắn sẽ khiến bạn gặp nhiều khó khăn để bố trí ngăn nắp, tiết kiệm không gian và thời gian.
Ngoài ra, còn có nhiều tài liệu, hồ sơ quan trọng cần phải được di chuyển đến địa điểm mới. Việc đóng gói không đúng quy cách sẽ khiến gặp nhiều rủi ro, hỏng hóc hay thất lạc đồ dùng của văn phòng, gây ra thiệt hại lớn cho công ty.
Tháo rời máy móc và các thiết bị điện tử
Tại văn phòng, các thiết bị điện tử, máy móc là đồ dùng không thể thiếu. Khi vận chuyển bắt buộc các bạn cần tháo rời các bộ phận theo đúng quy chuẩn để sắp xếp và đóng gói thuận tiện. Nếu thiếu kinh nghiệm, các bạn sẽ gặp rất nhiều khó khăn, thậm chí gây ảnh hưởng tới người thực hiện tháo dỡ với các thiết bị điện máy.
Do đó, các bạn nên tìm tới những người có kinh nghiệm và kỹ thuật tốt để xử lý công việc này. Các công ty cũng có thể tìm kiếm đơn vị vận chuyển chuyên nghiệp để thêm an tâm và được hỗ trợ tối đa.
Cách đóng gói đồ dùng văn phòng hiệu quả như thế nào?
Văn phòng là nơi luôn có nhiều đồ đạc, trang thiết bị với đa dạng kích thước. Do đó, các bạn cần phải phân loại rõ ràng để lựa chọn vật dụng đóng gói phù hợp.
Các thiết bị điện tử
Các đồ dùng điện tử, hàng hoá có giá trị cao khi đóng gói cần được đặc biệt lưu tâm để tránh hư hại trong quá trình di chuyển bởi chỉ cần 1 va đập nhỏ cũng có thể gây hư hại. Các thiết bị điển hình phải kể đến như máy tính, máy in, tivi, tủ lạnh, lò vi sóng,…. Khi tiến hành đóng gói, bạn cần ngắt nguồn điện và rút toàn bộ phích cắm điện để đảm bảo an toàn,
Đối với các thiết bị điện tử, bạn nên sử dụng chất liệu có độ chốc sốc cao như giấy Bubble chuyên dụng, bọt biển bằng chất liệu Polyurethane hoặc Polyetylen,… Sau đó, hãy xếp thật gọn gàng trong thùng carton để bảo quản trong điều kiện tốt nhất. Nếu có thể, hãy ưu tiên hộp của máy có sẵn lót xốp bên dưới.
Kế tiếp, bạn hãy bọc hàng hoá bằng băng keo thật chặt, không để trong thùng quá to, có nhiều khoảng trống để cố định. Dây nguồn của các thiết bị cũng cần buộc gọn để tránh trường hợp dây bị đứt, rối hay vướng vào các linh kiện khác.
Tài liệu, báo, hình ảnh
Với hàng hoá là văn kiện, tài liệu, đồ văn phòng phẩm, việc đóng gói trở nên đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều. Các đơn vị vận chuyển thường sẽ có túi đựng riêng cho tài liệu, giúp kiểm soát dễ dàng.
Ngoài ra, nếu tự thực hiện, bạn cũng chỉ cần đảm bảo hàng hoá không bị trầy xước, thất lạc trong quá trình vận chuyển. Bạn hãy bọc trong túi nilon hay túi đựng chống sốc, thùng carton,… Sau đó, dùng băng keo dán chặt để không bị bục nếu quá tải.
Các đồ vật trang trí, đồ dễ vỡ
Trong văn phòng chắc chắn sẽ không thiếu các đồ trang trí, dễ vỡ, dễ hư hại. Đây là những đồ vật chịu rủi ro cao nhất khi vận chuyển nếu không biết cách đóng gói đúng chuẩn. Chính vì thế, để hạn chế tối đa sự cố thì bạn nhất định cần phải tìm hiểu cách đóng gói, ngoài ra cũng nên chọn đơn vị vận chuyển uy tín, có trách nhiệm.
Với đồ dễ vỡ, bạn nên bọc riêng từng sản phẩm bằng đồ chuyên dụng như giấy bọt khí. Kế đó, hãy để đồ vào thùng có lót bằng các vật liệu mềm để tránh va đập, gây hư hại. Sau cùng, hãy dán kín miệng thùng bằng băng keo để sản phẩm không bị xê dịch, rơi ra ngoài.
Đồ nội thất bằng gỗ
Khi chuyển địa điểm văn phòng, đồ nội thất như bàn ghế, tủ, kệ,… cũng cần được bọc cẩn thận. Bất kể bạn lựa chọn đơn vị vận chuyển bên ngoài hay tự thực hiện cũng cần bọc bằng màng nilon để bảo vệ bề mặt, tránh trầy xước trong quá trình vận chuyển.
Các bước vận chuyển đồ dùng văn phòng như thế nào?
Khi lên kế hoạch chuyển văn phòng, các bạn cần thực hiện công việc theo kế hoạch và tuân thủ từng giai đoạn. Cùng với đó, các doanh nghiệp cũng nên phân công nhân sự, ngân sách cụ thể để xử lý ổn thỏa.
Bước 1: Tháo dỡ đồ đạc
Việc đầu tiên cần thực hiện chính là tháo dỡ các đồ vật có kích thước lớn, cồng kềnh để thuận tiện khi di chuyển. Trái lại, các thiết bị, đồ dùng có hình dạng nguyên khối, kích thước nhỏ, bạn nên đóng gói và vận chuyển toàn bộ. Lưu ý, hãy tiến hành vệ sinh đồ đạc trước khi bắt tay vào tháo dỡ và đóng gói.
Bước 2: Phân loại đồ đạc, sắp xếp và đóng gói
Hãy phân loại đồ đạc trong văn phòng, phân chia đồ quan trọng, dễ vỡ, xử lý đồ cần bỏ đi hoặc thanh lý và sắp xếp theo một cách khoa học. Bạn cần chia theo từng nhóm nhỏ như đồ công nghệ, đồ trang trí, cây cảnh,… và đánh dấu bên ngoài để nhận biết khi vận chuyển. Nếu bạn đóng gói và để đồ đạc không ngăn nắp, việc quản lý và tìm kiếm sau này sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
Bước 3: Giám sát quá trình vận chuyển đồ đạc
Cho dù bạn trực tiếp tham gia quá trình vận chuyển hay chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói thì chắc chắn cần phải giám sát chi tiết quá trình ở tất cả các khâu. Bằng cách này, bạn sẽ nắm được trình tự thực hiện, kiểm tra kỹ lưỡng trước và sau khi đóng gói, vận chuyển. Từ đây, quá trình sắp xếp sẽ được đảm bảo hiệu quả, nghiêm túc và không bị thất lạc đồ đạc.
Bước 4: Lắp đặt vào văn phòng mới
Sau khi đã hoàn tất công đoạn vận chuyển đồ dùng, thiết bị đến văn phòng mới sẽ đến công đoạn lắp đặt. Các bạn hãy căn cứ theo phân loại khi đóng gói để tiến hành lắp đặt, tránh việc nhầm lẫn giữa các bộ phận.
Những vật dụng cần thiết khi đóng gói đồ dùng văn phòng là gì?
Khi tự thực hiện vận chuyển đến văn phòng mới, công ty nên chuẩn bị sẵn một số thiết bị chuyên dụng để đóng gói thiết bị, đồ dùng. Một số vật dụng cần thiết nhất định cần có như:
- Thùng carton chuyên dụng: Đây là vật liệu không thể thiếu khi tiến hành đóng gói đồ đạc để chuyển văn phòng. Bạn nên chuẩn bị thật nhiều thùng carton với nhiều kích thước khác nhau, tương ứng với trang thiết bị của công ty.
- Băng keo: Đây là vật chuyên dụng để dán thùng carton và bao bì khác khi đóng gói, cố định đồ dùng. Bạn hãy lựa chọn băng keo khổ lớn và dán nhiều lớp để gia tăng độ chắc chắn.
- Màng PE và mút xốp chống sốc: Đây là 2 vật dụng rất cần thiết để bao bọc đồ vật, nhất là với các thiết bị điện tử hoặc đồ dễ vỡ, đồ có giá trị cao. Vật dụng này giúp giảm thiểu tối đa va chạm và tác động đến đồ vật.
- Súng bắn keo: Tận dụng súng bắn keo để cố định các vật dụng tránh bị rơi, di động trong quá trình vận chuyển.
- Một số vật dụng cần thiết khác như Giấy báo, giấy kraft, dây buộc, dao rọc giấy, bút dạ,…
Lưu ý giúp đóng gói đồ dùng văn phòng tránh thất lạc
Chuyển văn phòng là một công việc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, có kế hoạch cụ thể. Để quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ, không bị thất lạc đồ đạc, các bạn cần chú ý đến một vài vấn đề sau:
Lên checklist đồ đạc cần đóng gói trước khi vận chuyển
Với bất cứ ai khi thực hiện chuyển văn phòng, việc lên checklist đồ đạc cần đóng gói và vận chuyển đều rất cần thiết. Khi hệ thống danh sách kê khai rõ ràng, cụ thể từng món đồ theo từng bộ phận, phòng ban sẽ giúp các bạn chọn được cách đóng gói phù hợp.
Lên checklist không chỉ giúp các bạn tiết kiệm không ít thời gian, mà còn tránh thất lạc đồ đạc. Bên cạnh đó, từ danh sách này cũng giúp đồ dùng giữa các phòng ban không bị lẫn lộn với nhau.
Chụp hình dây nối, thiết bị điện tử trước khi tháo rời
Đối với những đồ điện tử trong văn phòng, các bạn nên chụp lại hình ảnh thiết bị, dây nối trước khi tiến hành tháo rời. Đặc biệt lưu ý đến các bộ phận lắp ráp, các giác nối để khi lắp đặt tại địa điểm mới không gặp khó khăn. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm không ít thời gian và công sức trong quá trình vận chuyển đồ đạc tới địa chỉ mới.
Có nên sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói?
Sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói là một lựa chọn thông minh, giúp quá trình di chuyển được giải quyết triệt để. Việc lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín, chất lượng sẽ giúp đồ đạc được vận chuyển an toàn và nhanh chóng, xử lý chuyên nghiệp.
