Chuyển văn phòng mang đến nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Tuy nhiên cần thực hiện không đúng quy trình để tránh gây gián đoạn công việc, ảnh hưởng tiến độ kinh doanh.
Bạn đang lên kế hoạch chuyển văn phòng cho công ty và lo lắng về việc gián đoạn công việc? Làm thế nào để đảm bảo công việc trong khi việc di dời có thể hoàn thành đúng kế hoạch? Với 3 mẹo nhỏ dưới đây, đảm bảo bạn sẽ giảm thiểu tối đa tình trạng gián đoạn công việc khi chuyển văn phòng.
Mục lục
Chuyển văn phòng có gây gián đoạn công việc?
Hầu hết các công ty khi chuyển văn phòng đều mong muốn mang đến một môi trường làm việc tốt hơn, công ty cũng sẽ có thêm điểm tựa để phát triển ổn định, bền vững. Tuy nhiên với các công ty lớn, số lượng công việc nhiều, nếu không đảm bảo việc di dời đúng kế hoạch có thể làm gián đoạn công việc. Vì chuyển văn phòng nên công việc không thể được thực hiện như bình thường, trễ nải tiến độ và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh.
Do đó, không nên chủ quan khi chuyển văn phòng. Để giảm thiểu gián đoạn công việc, cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Ưu tiên chọn thời điểm cuối tuần để chuyển văn phòng.
- Lựa chọn dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói sẽ tốt hơn so với việc công ty tự vận chuyển. Vì đơn vị dịch vụ có đầy đủ kinh nghiệm, phương tiện, có quy trình làm việc chuyên nghiệp nên sẽ đáp ứng được các yêu cầu về thời gian, sự an toàn cho thiết bị, tài liệu trong quá trình di dời đến nơi mới.
- Trao đổi kỹ với công ty chuyển văn phòng để đảm bảo đúng kế hoạch, đúng tiến độ đề ra. Việc di dời cần được thực hiện khoa học, có thể thực hiện cuốn chiếu nếu công ty nhiều phòng ban, nhiều tầng. Việc này sẽ tránh mất thời gian và gây ảnh hưởng quá nhiều đến công việc.
Tuy nhiên, cũng có thể sẽ có những trường hợp bất khả kháng hay phát sinh ngoài ý muốn khiến công việc gián đoạn. Lúc này, cần phải nhanh chóng đưa ra các giải pháp xử lý kịp thời nhất.
3 cách giảm thiểu gián đoạn công việc khi chuyển văn phòng công ty
Như đã nói, để giảm thiểu gián đoạn công việc, cần phải lên kế hoạch chuyển văn phòng thật hợp lý và khoa học. Doanh nghiệp có thể tham khảo 3 bí quyết để giải quyết vấn đề này như sau:
Hoàn thành các công việc ưu tiên trước khi chuyển văn phòng
Khi chuẩn bị chuyển văn phòng, cần xem xét lại các công việc đang thực hiện. Có những công việc nào cần ưu tiên hoặc sắp hết hạn thì cần được hoàn thành trước khi dọn dẹp, di dời. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp không ở thế bị động khi văn phòng chưa được chuyển xong mà các deadline gấp hối thúc phải hoàn thành.
Bên cạnh đó, cần thông báo cho nhân viên, khách hàng, đối tác về kế hoạch chuyển văn phòng. Đưa ra các thông báo, lời xin lỗi và yêu cầu sự thông cảm từ đối tác, khách hàng nếu không may có sự chậm trễ hay phiền toái nào xảy ra khi chuyển về địa điểm mới.
Trong giai đoạn nhạy cảm này, cũng cần hạn chế nhận thêm các dự án, các công việc không quan trọng. Tốt nhất nên hoàn thành công việc hiện tại, dành tài nguyên và thời gian cho việc chuyển văn phòng và sắp xếp mọi thứ ở nơi làm việc mới rồi mới bắt đầu tiếp tục.
Trong trường hợp bất khả kháng, cần phải dự trù được thời gian hoàn thành công việc và thông báo trước với khách hàng, cấp trên nếu công việc vị gián đoạn trong quá trình chuyển văn phòng.
Công ty bạn đang cần vận chuyển văn phòng gấp. nhưng vẫn muốn đảm bảo được tiến độ hoạt động của công ty, thì dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói sẽ cam kết đúng tiến độ thời gian hoạt động của công ty bạn.
Tận dụng các công cụ và phương tiện hỗ trợ làm việc từ xa
Trong quá trình chuyển văn phòng, các thiết bị, dụng cụ ở công ty có thể đã bị đóng gói để vận chuyển. Trong thời gian đó, hãy tận dụng các thiết bị và phương tiện làm việc từ xa. Ví dụ như laptop, tablet, smartphone… kết hợp cùng các phần mềm, tiện ích như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams…Các phương tiện này có thể giúp hỗ trợ làm việc và kết nối từ xa. Nếu cần truy cập và sửa đổi tài liệu, trước khi chuyển văn phòng, hãy sao lưu dữ liệu lên các tiện ích lưu trữ đám mây như OneDrive, Google Drive, Dropbox…
Như vậy, dù nhân viên ở nhà cũng có thể làm việc online được. Và ban lãnh đạo cũng sẽ dễ dàng trong việc điều hành, quản lý, sắp xếp các công việc cần thiết.
Tóm lại, doanh nghiệp nên tận dụng tối đa internet và các công cụ làm việc từ xa để giảm thiểu gián đoạn công việc. Điều này không chỉ hữu ích khi chuyển văn phòng. Trong rất nhiều trường hợp khác nhau, làm việc từ xa được xem là giải pháp hữu hiệu nhất. Điển hình như đại dịch Cocid 19 vừa qua.
Ưu tiên thiết lập các tiện ích cơ bản trước để làm việc ở văn phòng mới
Sau khi hoàn tất việc dọn văn phòng, ở văn phòng mới, nên ưu tiên lắp đặt các tiện ích cơ bản để nhân viên có thể làm việc ngay. Máy tính, điện thoại, internet, bàn làm việc…nên là những thứ cần được dọn dẹp và sắp xếp trước.
Sau khi hoàn tất sắp đặt các tiện ích làm việc cơ bản, doanh nghiệp mới tiến hành setup các khu vực khác. Ví dụ như phòng tiếp khách, trang trí cây xanh, setup khu nghỉ ngơi thư giãn…Mọi thứ cần được thực hiện theo mức độ ưu tiên cho công việc. Như vậy, nhân viên công ty cũng sẽ dễ dàng tiếp cận và mọi việc được diễn ra suôn sẻ hơn.
Chuyển văn phòng và bị gián đoạn công việc là điều không doanh nghiệp nào mong muốn. Chính vì vậy, với 3 cách giảm thiểu gián đoạn trên, hy vọng doanh nghiệp sẽ hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng này.
Về cơ bản, khi bạn có một kế hoạch chuyển văn phòng chỉn chu, khoa học, dự trù được các rủi ro, thì chắc chắn mọi thứ sẽ diễn ra an toàn theo cách tốt nhất.
Người phục vụ chuyển nhà, văn phòng tận tâm