Vận đơn là gì? Hướng dẫn tra cứu mã vận đơn chi tiết

Vận đơn là gì? Tra cứu mã vận đơn như thế nào? Tại sao nên theo dõi vận đơn trong quá trình vận chuyển, giao nhận hàng hóa? Tất cả những thắc mắc này sẽ được Kiến Vàng HCM giải đáp ngay dưới đây. 

Vận đơn là gì? 

Vận đơn là chứng từ vận tải do người vận chuyển hoặc đại lý của người vận chuyển ký phát sau khi hàng hóa đã được xếp lên phương tiện như tàu, xe tải, container. Vận đơn thực hiện các chức năng cụ thể như sau: 

Tra cứu mã vận đơn
Vận đơn đóng vai trò quan trọng trong giao nhận hàng hóa
  • Bằng chứng xác nhận hợp đồng vận tải được ký kết giữa bên giao và bên vận chuyển. 
  • Đóng vai trò là biên lai xác nhận người vận tải đã nhận hàng để tiến hành giao đến địa chỉ người nhận đã ký trong hợp đồng. 
  • Chứng từ xác nhận quyền sở hữu hàng hóa của chủ hàng được ghi trên vận đơn. Chủ hàng có thể sử dụng vận đơn để mua bán, cầm cố, chuyển nhượng theo đúng quy định của pháp luật. 

Mã vận đơn hay còn có tên gọi khác là mã đơn hàng mang đến nhiều công dụng bao gồm: 

  • Đóng vai trò là tờ khai hải quan, làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa nhanh chóng. 
  • Để thanh toán tiền hàng, hóa đơn chính là tài liệu quan trọng đi kèm với hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ người bán gửi người mua. 
  • Chứng từ trong các giao dịch cầm cố, chuyển nhượng, mua bán hàng hóa. 
  • Giấy tờ xác định số lượng hàng hóa người bán gửi cho người mua. 

Lấy mã vận đơn ở đâu? 

Sau khi tạo vận đơn thành công trên website hoặc các ứng dụng chuyển phát nhanh, nhân viên của bưu cục sẽ cung cấp mã vận đơn cho khách hàng. Riêng đối với những vận đơn tạo online, chủ hàng có thể lấy mã vận đơn ngay trên ứng dụng chuyển phát nhanh. 

Nếu tạo vận đơn ở bưu cục, đơn vị vận chuyển sẽ đưa cho khách hàng một biên lai có in mã vận đơn ở trên đó. 

Vai trò của kiểm tra mã vận đơn là gì đối với người mua hàng?

Việc tra cứu mã vận đơn có vai trò quan trọng đối với người mua hàng. Nhờ theo dõi mã vận đơn, người mua sẽ kiểm tra được tình trạng đơn hàng của mình đi đến đâu, đang ở đâu và bao giờ đến nơi. 

Nhờ đó, họ sẽ chủ động hơn trong việc nhận hàng, nắm bắt được thông tin đơn hàng và có hướng giải quyết hợp lý trong những trường hợp chậm trễ. 

Sự quan trọng của kiểm tra mã vận đơn là gì đối với chủ shop và nhà phân phối?

Đối với chủ shop và nhà phân phối, tra cứu mã vận đơn giúp tăng khả năng quản lý đơn hàng, thống kê chi phí và tiền hoàn của dịch vụ ship Cod cho tất cả đơn hàng vận chuyển. Bên cạnh đó, kiểm tra mã vận đơn còn đóng vai trò quan trọng như: 

  • Xử lý nhanh khi có vấn đề phát sinh ghi sai địa chỉ: Nhân viên giao hàng sẽ cập nhật lại thông tin đơn hàng trên ứng dụng và yêu cầu hủy đơn do sai địa chỉ. Chủ shop, nhà phân phối có thể thông báo hoàn đơn hoặc báo cho người gửi để cập nhật địa chỉ mới. 
  • Người nhận hàng yêu cầu shipper giao gấp: Trường hợp người nhận chọn dịch vụ giao hàng tiết kiệm nhưng lại yêu cầu giao gấp trong ngày thì bên vận tải có thể cập nhật lại dịch vụ giao hàng nhanh, giao hàng cấp tốc và quản lý chi phí dễ dàng. 

Các loại vận đơn thông dụng hiện nay

Trên thị trường hiện nay có 3 loại vận đơn cơ bản là vận đơn đường biển (phổ biến nhất), vận đơn đường bộ và vận đơn đường hàng không. 

Các loại vận đơn phổ biến nhất hiện nay
Các loại vận đơn phổ biến nhất hiện nay

Vì vận đơn đường biển rất thông dụng và chiếm tỷ lệ cao nên Kiến Vàng HCM sẽ phân loại các loại vận đơn cụ thể như sau: 

Phân loại vận đơn liên quan đến người nhận hàng

Order bills of lading (Vận đơn theo lệnh): Căn cứ theo lệnh của người gửi, đơn vị vận tải sẽ chuyển hàng đến tay người nhận được chỉ định. Ở mặt sau của vận đơn được đóng dấu và ký hậu. Trường hợp ký hậu có ghi thông tin nhận hàng sẽ được xếp vào vận đơn đích danh, còn không có thông tin là vận đơn vô danh. 

Straight bills of lading (Vận đơn đích danh): Thông tin người nhận được ghi cụ thể trên vận đơn và chỉ được phép nhận hàng khi cung cấp đầy đủ giấy tờ chứng minh. 

Bearer bills of lading (Vận đơn vô danh ): Thông tin người nhận không được ghi trên vận đơn và có thể nhận hàng khi cầm theo vận đơn cùng các giấy tờ liên quan khác. 

Phân loại vận đơn dựa vào chất lượng

Vận đơn sạch (vận đơn hoàn hảo): Đây là vận đơn mà chủ hàng mong muốn, trên vận đơn không ghi bất kỳ nhược điểm, khiếm khuyết của hàng hóa và tất cả các bên có thể yên tâm giao dịch, thanh toán. 

Vận đơn bẩn (vận đơn không hoàn hảo): Trên vận đơn bẩn sẽ ghi chú tình trạng hàng hóa như ẩm ướt, hư hỏng, móp méo… Có thể nói, vận đơn bẩn làm ảnh hưởng không nhỏ đến giá trị lô hàng. 

Phân loại vận đơn theo tiến độ 

Shipped on board B/L: Đây là vận đơn cho lô hàng đã được bốc lên phương tiện vận tải. 

Received for shipment B/L: Vận đơn cho hàng đang chờ để chở và chưa được bốc lên phương tiện vận tải nhưng được cam kết là đã nhận hàng, hàng sẽ được xếp lên phương tiện đã định. 

Phân loại vận đơn theo chủ thể cấp vận đơn

Vận đơn chủ (Master Bill of Lading – MBL): Vận đơn MBL do hãng tàu cấp trực tiếp cho đơn vị nhận hàng, gửi hàng. 

Vận đơn nhà (House Bill of Lading – HBL): Vận đơn HBL được công ty giao nhận (forwarder) cấp cho người nhận và chủ hàng.

Phân loại vận đơn theo yêu cầu xuất trình

Original B/L (Vận đơn gốc): Người nhận cần xuất trình vận đơn gốc để lấy hàng. 

Telex Release B/L (Vận đơn giao hàng bằng điện): Người nhận chỉ cần thông qua điện giao hàng và không cần xuất trình vận đơn gốc là có thể nhận hàng. 

Surrendered B/L (Vận đơn xuất trình): Người nhận hoàn tất thanh toán, lấy lệnh gia hàng D/O và không cần xuất trình vận đơn gốc. 

Tại sao nên theo dõi vận đơn trong quá trình vận chuyển hàng hóa

Theo dõi vận đơn trong quá trình vận chuyển hàng hóa mang đến ý nghĩa quan trọng đối với cả người mua và người bán. 

Đối với người mua hàng

Tra cứu mã vận đơn sẽ giúp người mua hàng biết được đơn hàng đang nằm ở đâu, được vận chuyển đến bưu cục nào và thời gian nhận hàng trong bao lâu. Có mã vận đơn và theo dõi hành trình đơn hàng sẽ giúp người nhận giảm tâm trạng lo lắng, sốt ruột khi mãi mà đơn hàng chưa về. 

Đối với người bán 

Tra cứu mã vận đơn giúp người bán quản lý tình trạng giao nhận hàng hóa như hàng đi đến đâu, khách hàng đã nhận được chưa, đúng địa chỉ không? Ngoài ra, một số lỗi phát sinh khác như hàng hỏng, thất lạc, khách hàng không nhận… đều được báo lại với chủ hàng thông qua mã vận đơn. 

>>> Xem thêm: Dịch vụ vận tải và các loại hình phổ biến hiện nay

Hướng dẫn tra cứu vận đơn tại các dịch vụ giao hàng 

Tra cứu mã vận đơn giao hàng nhanh

Bước 1: Truy cập website chính thức của giao hàng nhanh để thực hiện tra cứu mã vận đơn. 

Bước 2: Nhập mã vận đơn được cung cấp và tiến hành kiểm tra 

Nhập mã vận đơn vào ô tìm kiếm và kiểm tra
Nhập mã vận đơn vào ô tìm kiếm và kiểm tra

Bước 3: Những thông tin cần thiết của đơn hàng sẽ được hiển thị bao gồm: 

Tra cứu mã vận đơn
Thông tin đơn hàng hiển thị
  • Mã đơn hàng, thời gian giao nhận dự kiến và trạng thái hiện tại.
  • Thông tin cụ thể của người gửi và người nhận. 
  • Thông tin lịch sử đơn hàng như ngày tháng, chi tiết tình trạng đơn hàng. 

Ngoài ra, bạn cũng có thể tra cứu mã vận đơn giao hàng nhanh bằng Hotline 18006328 (miễn phí), nhân viên sẽ tư vấn, hỗ trợ mọi thắc mắc liên quan đến đơn hàng được yêu cầu. 

Gọi đến hotline giao hàng nhanh để được tư vấn
Gọi đến hotline giao hàng nhanh để được tư vấn

Tra cứu mã vận đơn giao hàng tiết kiệm

Bước 1: Truy cập vào website https://giaohangtietkiem.vn và nhấn chọn Tra cứu đơn hàng. 

Nhấn chọn tra cứu đơn hàng trên website giao hàng tiết kiệm 
Nhấn chọn tra cứu đơn hàng trên website giao hàng tiết kiệm

Bước 2: Một bảng tra cứu mã vận đơn sẽ hiện ra, hãy tiến hành nhập mã vận đơn của mình và chọn vào mục TÌM ĐƠN. 

Bước 3: Thông tin đơn hàng được hiển thị ngay sau đó bao gồm: 

Tra cứu mã vận đơn
Thông tin đơn hàng hiển thị
  • Thông tin vận đơn: Thông tin cụ thể của người gửi và người nhận, mã đơn hàng, tiền thu hộ, bên trả ship, trạng thái đơn hàng.
  • Logs: Mốc thời gian và trạng thái đơn hàng. 
  • Hóa đơn điện tử (nếu có).

Để nhanh chóng hơn, bạn nên tra cứu mã vận đơn giao hàng tiết kiệm thông qua số điện thoại 18006092 (miễn phí). 

Gọi tổng đài để được hỗ trợ miễn phí
Gọi tổng đài để được hỗ trợ miễn phí

Ngoài ra, khách hàng cũng có thể tra cứu mã vận đơn bằng tin nhắn SOS trong trường hợp không nhớ vận đơn. 

Bước 1: Truy cập https://giaohangtietkiem.vn và chọn vào mục Cần hỗ trợ? Nhấn vào CHAT NGAY.

Bước 2: Nhập nội dung cần tư vấn và nhấn biểu tượng Gửi để chờ nhân viên giao hàng tiết kiệm giải đáp. 

Tra cứu mã vận đơn bưu điện 

Bước 1: Truy cập website chính thức của VNPost, sau đó nhập mã vận đơn và tìm kiếm. 

Nhập mã vận đơn và tiến hành tìm kiếm thông tin
Nhập mã vận đơn và tiến hành tìm kiếm thông tin

Bước 2: Xem kết quả hiển thị trên màn hình bao gồm: 

Tra cứu mã vận đơn
Thông tin đơn hàng sẽ được hiển thị ngay sau đó

Trạng thái: Chưa phát đến người nhận (nghĩa là bưu phẩm đang vận chuyển); Đã phát thành công (nghĩa là bưu phẩm đã đến tay người nhận)

Thông tin trạng thái: Đơn hàng đang tới đâu, vào thời gian nào.

Thông tin phát: Trường hợp đã chuyển sang Đã phát thành công thì sẽ hiển thị thông tin người nhận, thời gian giao hàng. 

Bạn cũng có thể tra cứu mã vận đơn bưu điện bằng cách soạn:  EMS ExxxxxxxxVN gửi tới số 8176. 

Trong đó: ExxxxxxxxVN là mã vận đơn của bạn gồm 13 ký tự.

Cách xử lý khi bị mất vận đơn

Đối với khách hàng: 

  • Khi bị mất vận đơn, hãy báo ngay cho đơn vị vận chuyển để được tư vấn hỗ trợ giải quyết. Trường hợp khách hàng không nhớ mã vận đơn thì có thể cung cấp các thông tin như thông tin người gửi, người nhận, số điện thoại, loại hàng hóa…
  • Sau đó, tiến hành các thủ tục xin cấp lại vận đơn. Quá trình này có thể tốn khá nhiều thời gian và bạn sẽ phải chịu một mức chi phí phát sinh nhất định. Do đó, hãy bảo quản vận đơn cẩn thận để thuận tiện trong quá trình thực hiện giao nhận hàng hóa. 

Đối với đơn vị vận chuyển: 

  • Tiếp nhận thông tin báo mất vận đơn và kiểm tra tình trạng đơn hàng để có hướng giải quyết hợp lý nhất. 
  • Tiến hành xác thực lại thông tin đơn hàng về mặt pháp lý. 
  • Trong trường hợp cần thiết, có thể niêm phong hoặc đình chỉ vận chuyển tạm thời với đơn hàng bị mất vận đơn. 
  • Hoàn thành thủ tục cấp lại vận đơn cho khách hàng. 
  • Hỗ trợ khách hàng cung cấp một số thông tin liên quan như tình trạng đơn hàng, đang ở đâu, đã giao hay chưa… 

Vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, an toàn

Ngoài các dịch vụ giao nhận hàng hóa như giao hàng nhanh, giao hàng tiết kiệm, bưu điện… khách hàng có thể vận chuyển hàng hóa nhanh chóng, an toàn tại Kiến Vàng HCM. 

Dịch vụ vận chuyển hàng hóa chất lượng, an toàn, nhanh chóng tại Kiến Vàng HCM
Dịch vụ vận chuyển hàng hóa chất lượng, an toàn, nhanh chóng tại Kiến Vàng HCM

Kiến Vàng HCM có hơn 10 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa. Chúng tôi cam kết đúng tiến độ giao hàng như đã thỏa thuận, theo dõi đơn hàng 2 chiều tiện lợi, đóng gói, vận chuyển hàng hóa cẩn thận, đền bù 100% giá trị đơn hàng nếu bị hư hỏng, thất lạc… 

Bên cạnh đó, chi phí giao nhận hàng hóa tại Kiến Vàng HCM hợp lý, mang tính cạnh tranh và luôn đem lại sự hài lòng cho quý khách hàng. Đội ngũ nhân viên của chúng tôi sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ để quý khách chọn được dịch vụ phù hợp với nhu cầu của mình. 

Trên đây là hướng dẫn cách tra cứu mã vận đơn để bạn tham khảo. Để biết thêm thông tin và sử dụng dịch vụ giao nhận an toàn, chất lượng, hãy liên hệ đến Kiến Vàng HCM ngay hôm nay, nhân viên của chúng tôi sẽ tư vấn miễn phí 24/24.