Các đặc điểm, khó khăn và niềm vui của nghề hành chính

Nghề hành chính được xem là một kiểu nghề “làm dâu trăm họ”. Khối lượng công việc nhiều, tuy nhiên cũng có rất nhiều niềm vui và thách thức mới mẻ. 

Mỗi công việc đều có đặc trưng riêng, khó khăn và thuận lợi cũng không giống nhau. Với riêng nghề hành chính, không nhiều người có được hình dung đúng nhất về nó. Rất nhiều người cho rằng, đây chỉ đơn thuần là công việc văn phòng xử lý giấy tờ, ngày làm 8 tiếng, nhàn hạ và tẻ nhạt.

Tuy nhiên, bản chất của nghề hành chính có đúng vậy không? Hiểu đúng các đặc điểm của nghề sẽ giúp bạn có được cái nhìn toàn cảnh về công việc này. Từ đó, cũng có thể giúp bản thân dễ dàng hơn trong việc đưa ra các lựa chọn nghề nghiệp cho mình. 

Nghề hành chính và 1001 điều nên biết

Nghề hành chính là gì?

Hành chính văn phòng là một trong những bộ phận cần thiết cho bất cứ doanh nghiệp nào. Bộ phận này sẽ đảm nhiệm các công việc liên quan đến:

• • Thủ tục hành chính

• Các công việc văn thư, giấy tờ
• Lễ tân doanh nghiệp
• Quản lý hạ tầng, trang thiết bị
• Tư vấn pháp lý cho lãnh đạo
• Quản lý nhân sự, lương thưởng, các chế độ chăm sóc người lao động

Công việc hành chính thường không được nhiều người xem trọng. Họ cho rằng đó chỉ là những việc xử lý giấy tờ nhỏ nhặt. Thế nhưng, nhìn vào khối lượng công việc của nghề này, bạn chắc chắn sẽ choáng ngợp. Trách nhiệm của một nhân viên hành chính là rất lớn. Công việc cũng rất đa dạng và bao quát. Bộ phận hành chính cũng có thể ví như bảo mẫu của công ty. Nếu vắng nhân sự này, đảm bảo rất nhiều công việc bị rối loạn. 

Một nhân viên hành chính thường sẽ đảm nhiệm các việc nhập dữ liệu, viết các báo cáo, chuẩn bị nhiều giấy tờ và sắp xếp lịch trình hoạt động công ty. Không những thế, còn có thể phải đảm nhiệm lập bảng lương, hỗ trợ phỏng vấn, làm việc với các dự án, hoạt động của công ty. Rất nhiều những công việc có tên và không tên liên quan đến hành chính văn phòng. 

Nghề hành chính văn phòng có rất nhiều công việc phải đảm nhiệm

Mô tả công việc hành chính trong một số loại hình công ty

Nghề hành chính là tên gọi chung của các công việc liên quan đến khối nghiệp vụ văn phòng doanh nghiệp. Về cơ bản, tính chất và bản chất công việc là giống nhau. Tuy nhiên, mỗi công ty với mỗi đặc thù khác nhau nên các công việc cũng sẽ có những yêu cầu khác nhau. 

Nhân viên hành chính công ty dịch vụ

Công ty dịch vụ là những công ty chuyên về các loại hình dịch vụ. Ví dụ như du lịch, vận tải, thể thao, văn hóa, ngân hàng hay đoàn thể xã hội. Chính vì vậy, các công việc hành chính văn phòng ở các doanh nghiệp này cũng có những đặc thù nhất định:

• Soạn thảo các công văn, giấy tờ cần thiết cho công việc
• Đặt lịch hẹn, sắp xếp các cuộc hẹn với khách hàng
• Hỗ trợ cố vấn hồ sơ cho khách hàng
• Theo dõi, thống kê và báo cáo tình hình triển khai các dịch vụ doanh nghiệp.

Nhân viên hành chính công ty dịch vụ

Nhân viên hành chính công ty sản xuất

Không giống với công ty dịch vụ, công ty sản xuất lại có những đặc thù hoạt động riêng. Chính vì vậy, nghề hành chính với những công ty này cũng sẽ có những công việc cụ thể:

• Cập nhật, quản lý hồ sơ, danh sách lao động khối sản xuất
• Theo dõi các biến động nhân sự. Hỗ trợ tuyển dụng
• Dự thảo về văn bản lương thưởng, hợp đồng lao động
• Thực hiện các giấy tờ, công văn liên quan đến hàng hóa nguyên liệu sản xuất
• Quản lý hệ thống máy móc sản xuất, lên kế hoạch sửa chữa, mua mới thiết bị văn phòng
• Theo dõi cấp phát trang thiết bị lao động

Nhân viên hành chính công ty startup

Một nhân viên hành chính cho công ty startup phải đảm nhiệm rất nhiều công việc. Có thể nói, đây thực sự là một thử thách lớn với những ai theo nghề hành chính. 

Khác với những công ty lâu năm đã ổn định và có quy trình vận hành chuẩn, các startup đều mới mẻ và khá lủng củng cả về quy chế lẫn vận hành. Do đó, thông thường một nhân viên hành chính sẽ đảm nhiệm cả 2 khối công việc: Khối hành chính văn phòng và khối hành chính nhân sự.

Tức là, nếu bạn làm việc với các doanh nghiệp mới, bạn cần quản lý các công việc giấy tờ văn phòng cho đến các công việc liên quan đến nhân sự. Thậm chí là cả lễ tân, tiếp khách, hỗ trợ lương thưởng. Mặc dù khối lượng công việc nhiều, nhưng đây lại là môi trường khá tốt để rèn luyện rất nhiều kỹ năng khác nhau cho công việc. Có được kinh nghiệm làm việc tổng hợp, sau này bạn sẽ dễ dàng tìm được các vị trí công việc cụ thể với thu nhập tốt hơn. 

Nhân viên hành chính rất đa năng ở những công ty startup

Nhân viên hành chính công ty thương mại

Công ty thương mại, đó chính là những doanh nghiệp kết nối công ty sản xuất với người tiêu dùng. Đây là một mắt xích quan trọng trong quá trình lưu thông hàng hóa, thúc đẩy sản xuất và kích cầu thị trường.

Môi trường làm việc ở các công ty thương mại rất linh hoạt và năng động. Nhân viên hành chính văn phòng ở các công ty này cũng sẽ có các công việc đặc thù riêng. Những hồ sơ, giấy tờ cần xử lý sẽ liên quan đến hàng hóa tồn kho, hàng hóa xuất đi, đồng thời công việc cũng cần gặp gỡ nhiều nhân viên bán hàng, đối tác…

Nhân viên hành chính khối cơ quan nhà nước

Khối cơ quan nhà nước cũng là một trong những nơi làm việc điển hình của nhân viên hành chính. Tùy vào từng đặc thù của từng phòng ban, cơ quan mà các công việc cần xử lý cũng sẽ không giống nhau.

Ví dụ, làm việc trong văn phòng quản lý đất đai, các công việc sẽ liên quan đến xử lý các tài liệu, yêu cầu của người dân về đất đai. Hoặc hỗ trợ người dân về các thủ tục xin giấy phép xây dựng, hoàn công. Hay như, các công việc văn phòng ở một cửa cũng sẽ khác nhau. Hồ sơ cần xử lý sẽ phụ thuộc vào tính chất phòng ban nơi làm việc.

Nhân viên hành chính tham gia xây dựng văn hóa an toàn cho doanh nghiệp

Tính cách nào phù hợp với nghề hành chính? Người hướng nội hay hướng ngoại hợp với hành chính văn phòng?

Người hướng ngoại và những lưu ý với nghề hành chính

Người hướng ngoại là những người rất năng động, linh hoạt. Ở họ luôn toát lên những nguồn năng lượng tích cực. Nhiều người cho rằng, họ không thực sự hợp với nghề hành chính.

Tuy nhiên, bất cứ nghề nghiệp nào, chỉ cần bản thân có thể đảm đương được các trách nhiệm, bạn đều có thể làm được. Với người hướng ngoại, họ có thể làm việc tùy hứng. Trong khi đó, công việc hành chính lại yêu cầu cao về sự gọn gàng và quy củ. Các công việc có thể lặp lại đều đặn mỗi ngày. Có thể sẽ có sự nhàm chán nhất định. Tuy nhiên, nếu bạn biết cách điều tiết bản thân, bạn hoàn toàn có thể làm được. Đặc biệt, công việc ở các công ty startup hay các công ty thương mại rất linh hoạt. Bạn có thể cân nhắc lựa chọn các doanh nghiệp này để đầu quân.

Tính cách nào phù hợp với vị trí hành chính?

Người hướng nội có thực sự hợp với nghề hành chính không?

Nhiều người cho rằng người hướng nội hợp với nghề hành chính. Điều này đúng mà cũng không đúng. Vì không chỉ làm việc cùng giấy tờ, nhân viên hành chính cũng cần giao tiếp với rất nhiều bộ phận khác. Thậm chí là giao tiếp với khách hàng. Do đó, nếu bạn là một người quá trầm tính thì cũng khó có thể đảm bảo hoàn thành công việc với chất lượng như ý.

Do đó, muốn làm tốt nghề này, cần phải có sự hài hòa và cân đối cảm xúc, hành vi. Là người hướng nội, bạn sẽ có xu hướng xử lý các giấy tờ tốt hơn. Đồng thời, bạn nên cởi mở để có thể đảm bảo các công việc bên lề được hoàn thành xuất sắc.

4 kỹ năng quan trọng của nghề hành chính

Với những mô tả như trên, bạn phần nào cũng có thể hiểu được sơ lược công việc, đặc điểm của một nhân viên hành chính văn phòng. Với những công việc cần thực thi, nghề hành chính cần có những kỹ năng gì? Dưới đây là 4 kỹ năng cơ bản mà bất cứ ứng viên nào nếu muốn xin việc ngành này cũng phải có:

• Kỹ năng quản lý giấy tờ: Nhân viên hành chính luôn là đầu mối tiếp nhận các giấy tờ, công văn chuyển đến và đi. Họ cũng cần soạn thảo, lưu trữ, sắp xếp hồ sơ, hợp đồng. Do đó, kỹ năng quản lý giấy tờ, sắp xếp các văn bản logic, khoa học là đặc biệt cần thiết. 
• Kỹ năng vi tính văn phòng: Tin học văn phòng là kỹ năng không thể thiếu của nghề hành chính. Các phần mềm như word, excel, email đều sẽ được sử dụng thường xuyên để quản lý hồ sơ, soạn thảo văn bản, tính lương, báo cáo…
• Kỹ năng báo cáo: Báo cáo cũng là một kỹ năng quan trọng của nhân viên hành chính. Bạn thường xuyên phải báo cáo bằng văn bản và báo cáo trực tiếp hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Có được kỹ năng báo cáo sẽ giúp bạn hoàn thành công việc một cách tốt nhất. 
• Kỹ năng giao tiếp: Nhân sự nghề hành chính cũng cần giao tiếp với khách hàng thường xuyên cũng như trao đổi với nhiều bộ phận khác. Điều này đòi hỏi bạn phải có được kỹ năng giao tiếp để có thể thuận tiện kết nối và làm việc.

Giao tiếp là một kỹ năng quan trọng của nghề hành chính

Chuẩn bị gì nếu bạn muốn chuyển sang nghề hành chính?

Nghề hành chính tưởng dễ mà khó. Những ai đang làm việc trong ngành này đều hiểu rằng, nó cũng tựa như nghề làm dâu trăm họ. Một nghề với 1001 công việc không thể gọi tên, nhỏ nhặt nhưng lại vô cùng quan trọng. Tuy nhiên, nó vẫn là một công việc khá hot, bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần vị trí này. Do đó, cơ hội việc làm không thiếu và chắc chắn ai cũng có thể làm được nếu chuẩn bị tốt.

Nếu bạn đang mong muốn trở thành một nhân sự hành chính, bạn có thể tham khảo và nộp hồ sơ ứng tuyển ở bất cứ doanh nghiệp nào. Trước khi chuyển việc, cần chuẩn bị một số vấn đề sau:

• Tố chất: Nhân viên hành chính cần có sự cẩn thận, tỉ mỉ, gọn gàng, khoa học. Các công việc đòi hỏi bạn phải có sự sắp đặt khéo léo. Do đó, hãy tự rèn cho mình những tố chất này.
• Kỹ năng: Ngoài 4 kỹ năng quan trọng trên đây, bạn cũng cần phải học hỏi thêm nhiều kỹ năng khác. Ví dụ như kỹ năng tổ chức, kỹ năng xử lý vấn đề…
• Kinh nghiệm: Bạn có thể có hoặc chưa có kinh nghiệm làm việc trong nghề hành chính. Nhưng ít ra, bạn cũng cần nắm được các đặc trưng công việc. Hiểu rõ các yêu cầu công việc mình sắp ứng tuyển và tự nhận định bản thân có thể đảm nhiệm hay không. Điều này sẽ giúp bạn thêm tự tin khi ứng tuyển và có thể được nhà tuyển dụng chú ý. 

Một số kỹ năng mềm quan trọng trong quá trình làm việc hành chính

Như đã nói, nghề hành chính bao gồm rất nhiều công việc khác nhau. Nhiều việc nhỏ nhặt, lắt nhắt và đôi khi bạn còn cần phải tăng ca để giải quyết. Khối lượng công việc không chỉ nhiều mà còn có thể chồng chéo nhau. Vì vậy, điều quan trọng là cần phải biết cách quản lý công việc thật hiệu quả.

Trước một đống giấy tờ, hồ sơ cần xử lý, bạn cần phải biết được nên ưu tiên loại giấy tờ nào. Trước nhiều công việc cần phổ biến, bạn phải biết được nên chọn hạng mục nào để ưu tiên. Làm thế nào để các việc cần làm được giải quyết gãy gọn, không bị miss thông tin, các bộ phận đều có được thông tin cần thiết để làm việc rất quan trọng.

Hơn nữa, bạn cũng cần đảm bảo hiệu quả giao tiếp với đồng nghiệp. Thân thiện nhưng không quá cởi mở. Vì trong công việc, đôi khi sẽ có tình trạng đồng nghiệp đùn đẩy công việc với nhau. Hãy luôn có những quy tắc công việc cho riêng mình. Và cố gắng hoàn thành tốt những gì trong phạm vi được phân quyền.

Kỹ năng mềm rất quan trọng khi làm việc

Những “góc khuất” nghề hành chính bạn nên biết

Làm việc trong nghề hành chính vui không? Chắc chắn là vui. Công việc nào cũng sẽ có những niềm vui riêng và hành chính văn phòng cũng không ngoại lệ. Thế nhưng, vẫn có rất nhiều những câu chuyện mà bất cứ ai trong nghề cũng “nằm lòng”:

Khó khăn của nghề

Nghề hành chính có quá nhiều công việc cần xử lý. Có thể bạn sẽ phải đối diện với cái nhìn thiếu tôn trọng từ người khác. Họ cho rằng một nhân viên hành chính chẳng có trình độ hay kỹ năng nào xuất sắc. Chỉ cần phụ trách mớ giấy tờ, hồ sơ là xong, ai cũng có thể làm được.

Tuy nhiên, để đảm nhiệm công việc, ngoài kỹ năng bạn cũng cần có trình độ. Những chuyện này bạn không thể đi giải thích tỉ mỉ được. Do đó, làm nghề này đôi khi sẽ có nhiều lúc tủi thân. 

Và chắc chắn, bạn cần phải tăng ca ngoài giờ hoặc cuối tuần. Khi chuyển văn phòng chẳng hạn, các loại giấy tờ cần phân loại, xử lý, xếp gọn ở chỗ làm mới, chỉ có nhân viên hành chính mới có thể đảm nhiệm được. 

Và trong quá trình làm việc, bạn cũng cần phải biết đâu là giới hạn. Ví dụ lúc bạn đi mua văn phòng phẩm cho công ty. Đồ dùng cần mua là đồ dùng cần cho mục đích sử dụng. Bạn cần tách bạch giữa sở thích cá nhân và lợi ích chung của doanh nghiệp. Nếu không, có thể sẽ khó tránh những thị phi về sau.

Những niềm vui và giá trị nghề hành chính mang lại

Niềm vui mà công việc mang đến là những niềm vui khó có thể mô tả bằng lời. Đi làm, cống hiến, cảm thấy bản thân có giá trị. Bất cứ ai say mê với công việc đều sẽ cảm nhận được niềm vui này. 

Với riêng nghề hành chính, bạn còn có thể cảm nhận được niềm vui vì bạn có mối quan hệ khắp công ty. Các đồng nghiệp yêu mến bạn, đi làm lúc nào cũng trong trạng thái hứng khởi. Không những thế, bạn còn tận hưởng những niềm vui khác khi cùng tổ chức những hoạt động, sự kiện cho công ty. Đó chắc chắn sẽ là những kỉ niệm đẹp trong quá trình làm việc của bạn.

Niềm vui công việc đem lại không hề nhỏ

Những vấn đề cần khéo léo xử lý

Làm nhân viên hành chính, bạn có mối quan hệ khắp công ty. Điều này cũng có thể cuốn bạn vào rất nhiều những thị phi. Bạn cần phải giữ được “cái đầu lạnh” để tĩnh tâm làm việc, không bị những câu chuyện cá nhân chi phối cảm xúc. Bạn cũng cần gạt bỏ sự phán xét người khác để có thể hoàn thành tốt nhất nhiệm vụ công việc của mình.

Trong quá trình làm việc, cũng khó tránh được sự thiên vị một phòng ban hay một cá nhân nào đó. Hãy luôn luôn cố gắng duy trì sự công bằng trong công việc. Nếu không, chính bạn đã tự đánh mất cơ hội thăng tiến của mình.

Lộ trình thăng tiến của nghề hành chính như thế nào?

Chọn bất cứ công việc nào, ai cũng mong muốn có được thu nhập tốt và sự thăng tiến về lâu dài. Nghề hành chính cũng không ngoại lệ. Nghề nghiệp này có thể mang đến cho bạn hơn những gì bạn tưởng tượng: 

• Cấp bậc nhân viên: Thích hợp những bạn mới ra trường, ít kinh nghiệm. Mức lương có thể từ 7 – 12 triệu/ tháng tùy vào từng doanh nghiệp.
• Cấp bậc thư ký: Là trợ lý riêng của giám đốc bộ phận hoặc giám đốc doanh nghiệp. Đây là công việc yêu cầu chuyên môn cao, khả năng xử lý tình huống tốt và đôi khi còn cần cả ngoại hình. Mức thu nhập có thể từ 10 – 15 triệu/ tháng.
• Cấp bậc quản trị: Vị trí này có thể được ví như một nhân viên hành chính tổng hợp. Bạn cần kiến thức chuyên môn cao, am hiểu công việc sâu sắc cả về mảng văn phòng và nhân sự. Mức lương cho vị trí này có thể dao động từ 15 – 25 triệu/ tháng. 
• Cấp bậc trưởng phòng/ giám đốc hành chính: Thông thường chỉ những doanh nghiệp lớn, số lượng nhân viên trên 100 người thì mới có cấp bậc này. Vị trí này yêu cầu rất nhiều tố chất và kỹ năng khác nhau. Trình độ chuyên môn cũng rất cao, kinh nghiệm ít nhất phải từ 5 năm. Mức đãi ngộ của vị trí này cũng rất tương xứng, có thể từ 25 – 55 triệu/ tháng. 

Có thể thấy, bạn hoàn toàn có thể có được mức thu nhập lý tưởng nếu có lộ trình thăng tiến hợp lý. Hãy cố gắng nỗ lực trong công việc và tạo cho mình chỗ đứng tốt nhất. Đảm bảo bạn sẽ tìm được những giá trị đích thực với nghề.

Cơ hội thăng tiến luôn có đủ để bạn phấn đấu

Những câu hỏi thường gặp về nghề hành chính

Nghề hành chính có cần kỹ năng tính toán không?

Cần. Kỹ năng tính toán sẽ giúp bạn phân tích và xử lý vấn để tốt hơn. 

Nam làm nghề hành chính cần lưu ý gì?

Nam thường ít chọn nghề hành chính. Do đặc trưng thường ít kiên nhẫn, ít chịu gò bó trong công việc khuôn khổ, lặp lại. Chỉ cần đảm bảo được các yếu tố này thì vẫn có thể đảm nhiệm được công việc. 

Nghề hành chính có cần ngoại hình không?

Không thực sự cần bạn phải có tiêu chuẩn ngoại hình cao. Tuy nhiên, tác phong gọn gàng, gương mặt ưa nhìn, thân thiện và cởi mở sẽ giúp bạn tạo được thiện cảm tốt hơn. 

Nghề hành chính khác nghề thư ký thế nào?

Nghề thư ký là một phần của hành chính. Tuy nhiên, thư ký chịu trách nhiệm công việc cho riêng giám đốc. Nhân viên hành chính chịu trách nhiệm cho toàn bộ công ty.

Nghề hành chính bao gồm tiếp tân không?

Có thể bao gồm cả tiếp tân ở một số doanh nghiệp nhỏ

Nghề hành chính có cần hiểu rõ sản phẩm dịch vụ mà công ty đang cung cấp?

Cần. Không chỉ nghề hành chính. Bạn làm ở bất cứ bộ phận nào trong doanh nghiệp cũng đều cần phải hiểu được các lĩnh vực mà công ty mình đang hoạt động.

Nghề hành chính có giống “tổng quản” của công ty không?

Bạn cũng có thể hiểu như thế. Nghề này đòi hỏi bạn phải bao quát được toàn bộ doanh nghiệp. Và cũng có thể ví bạn như một tổng quản, tuyệt đối không thể thiếu để doanh nghiệp vận hành ổn định. 

Kết luận

Vì đặc thù công việc nên nghề hành chính thường thu hút nữ giới hơn nam giới. Mặc dù không phải là một ngành quá hot, tuy nhiên nó đáng để thử. Và nó sẽ là một vị trí mang lại sự ổn định tuyệt vời nếu bạn cảm thấy phù hợp với mình. Hãy thử ứng tuyển và cảm nhận xem những gì chúng tôi nói trên đây có đúng không. Chúc các bạn có được trải nghiệm tốt nhất với nghề.