Kinh nghiệm chuyển văn phòng từ A-Z, đọc ngay nhé!

January 31st, 2018 No Comments

Bạn đang muốn chuyển văn phòng nhưng lại ngại khối lượng đồ đạc lớn, khó khăn khi tháo lắp di chuyển? Tuy nhiên, nếu nắm được những thủ thuật khi chuyển văn phòng sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt cho kế hoạch chuyển văn phòng, tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức.

Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để học hỏi kinh nghiệm được đúc kết từ những người đã từng chuyển văn phòng chia sẻ. Từ nay, việc chuyển văn phòng sẽ trở nên dễ dàng, không còn ảnh hưởng đến năng suất làm việc của mọi người trong công ty như trước.

Lên kế hoạch chuyển văn phòng

Nếu không có kế hoạch, mọi sự đều khó thành. Lên kế hoạch chỉ là một khâu chuẩn bị trước khi vận chuyển nhưng lại vô cùng quan trọng. Nó sẽ quyết định rất nhiều tới mức chi phí bạn bỏ ra cũng như thời gian của bạn.

Để lập một bản kế hoạch thật chi tiết, cụ thể và khoa học nhất, hãy viết tất cả những công việc cần làm, những đồ đạc cần chuyển đi ra giấy. Với cách làm này, sẽ giúp bạn hạn chế việc bỏ sót đồ. Bên cạnh đó, bạn hãy chuẩn bị thêm một ít tờ giấy để ghi danh sách đồ, số thứ tự đồ bạn sẽ cất vào trong thùng và để sẵn trong các thùng đựng đồ. Việc làm này sẽ giúp bạn xác định chính xác vị trí của các món đồ mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm.

Những mục mà bạn nên viết ra trong kế hoạch bao gồm: thời gian chuyển, ai sẽ là người thực hiện (là nhân viên của bạn hay lựa chọn đơn vị chuyển văn phòng), vận chuyển bằng phương tiện nào, đóng gói những gì… Hãy đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ thứ gì như giấy tờ quan trọng.

Lên kế hoạch vận chuyển văn phòng

Lên kế hoạch sẽ giúp bạn kiểm soát được các vấn đề khi chuyển văn phòng

Kế tiếp, bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ cho văn phòng làm việc mới. Dựa vào nhu cầu của nhân viên để xem xét việc sắp xếp các phòng ban, vị trí của các bàn làm việc. Những yếu tố khác cần quan tâm tới khi chuyển sang văn phòng làm việc mới là vị trí để đặt các thiết bị như máy in, máy photocopy, nhà kho, nhà bếp… Ngoài ra cũng cần phải tham khảo ý kiến của các đồng nghiệp trước khi đưa ra kế hoạch cuối cùng.

Chuẩn bị dụng cụ và đồ đạc đóng gói cần thiết

Nếu bạn tự chuyển văn phòng thì nên tự chuẩn bị trước một số dụng cụ cần thiết. Bao gồm: thùng carton, kéo, băng keo, bọc nilon, xốp trong trường hợp vật dễ bể, bọc giấy tờ quan trọng, giấy báo cũ… Những đồ vật này được lên dựa trên số lượng đồ đạc mà bạn sẽ vận chuyển và đặc điểm đồ vật. Nên liệt kê trước để tránh trường hợp thiếu, làm bạn mất thời gian để đi mua hay tìm kiếm.

Trước khi tiến hành đóng gói, bạn nên phân loại đồ đạc theo chức năng công dụng. Việc sắp xếp và đóng gói đồ đạc rất mất thời gian và công sức. Bởi vậy, nếu bạn tự chuyển đồ, hãy huy động toàn bộ nhân viên tham gia vào công việc này để việc đóng gói đồ diễn ra nhanh chóng, gọn gàng và tiết kiệm nhất có thể. Một số lưu ý cho bạn:

  • Nên sắp xếp, đóng gói những vật dụng hay đi với nhau vào chung một thùng để tiện sau này dễ tìm kiếm hơn.
  • Không nên đựng quá nhiều đồ trong một thùng vì như thế sẽ khiến cho việc vận chuyển khó khăn hơn và thậm chí khiến thùng dễ bị bục, rách thùng.
  • Khi đã đóng gói đồ xong, bạn hãy dán giấy ghi chú bên ngoài thùng để ghi lại các vật dụng có trong thùng, của cá nhân hay phòng ban nào, vị trí, số tầng, số phòng… để nhân viên vận chuyển dễ dàng sắp xếp. Đặc biệt, với những đồ dễ vỡ, thì việc ghi chú, dán giấy bên ngoài thùng là việc rất cần thiết.

Phân loại đồ đạc theo chức năng, công dụng để tiện cho việc đóng gói và tìm kiếm

Phân loại đồ đạc theo chức năng, công dụng để tiện cho việc đóng gói và tìm kiếm

Dọn dẹp văn phòng cũ, thanh lý một số đồ không dùng đến

Sau khi đã đóng gói, bạn cần tiến hành dọn dẹp văn phòng cũ. Nên dọn sạch sẽ văn phòng, ban công, gom rác và vứt đúng nơi quy định. Kiểm tra lại một lượt nữa những vị trí ngách, ít thấy xem còn sót bất kỳ đồ đạc nào nữa hay không. Đôi lúc đồ vật quan trọng còn rơi lại văn phòng cũ nhưng do không dọn dẹp, bạn sẽ không thấy được chúng. Vì vậy, việc dọn lại văn phòng cũ là rất cần thiết để trả lại mặt bằng sạch sẽ, cũng như để lại ấn tượng cho những người thuê sau.

Thông thường, trước khi chuyển văn phòng mới, các công ty, doanh nghiệp thường sẽ thanh lý bớt đồ cũ để giảm gánh nặng cũng như tránh tăng thêm chi phí cho việc vận chuyển. Bởi vậy, việc của bạn là hãy kiểm tra các đồ dùng có trong văn phòng, đồ dùng nào còn dùng được, đồ nào không dùng được nữa hay đồ dùng nào không cần thiết để thanh lý bớt.

Thông báo cho khách hàng của công ty

Một vấn đề quan trọng cần phải làm khi muốn chuyển văn phòng đó là thông báo tới khách hàng về việc chuyển văn phòng của công ty và báo cho khách hàng biết về những vấn đề có thể gặp phải trong quá trình công ty thực hiện việc chuyển văn phòng. Tất nhiên, bạn sẽ cung cấp địa chỉ mới của văn phòng cho khách hàng, cách thức liên hệ cũng như việc thực hiện các giao dịch đang còn dang dở trong thời gian thực hiện việc chuyển văn phòng.

Việc thông báo tới khách hàng khi chuyển văn phòng thể hiện tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc cũng như không để khách hàng cảm thấy lo lắng khi không thể liên hệ với công ty của bạn. Tốt nhất nên thực hiện việc chuyển văn phòng vào ngày nghỉ cuối tuần để đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra thuận lợi.

Ngoài việc thông báo với khách hàng thì bạn cũng cần phải thông báo với các đại lý, công ty bảo hiểm, các nhà cung cấp… về việc thay đổi địa chỉ giao dịch của công ty.

Tiến hành làm việc với đơn vị vận chuyển

Trước khi đóng gói và vận chuyển, lời khuyên là bạn nên liên hệ nhà xe trước. Không chỉ đảm bảo ngày bạn vận chuyển chắc chắn có xe, bạn còn biết được khả năng chuyên chở là bao nhiêu, nếu không đủ để vận chuyển đồ đạc thì sắp xếp liên hệ xe khác ngay lập tức. Nhiều trường hợp đến gần ngày vận chuyển mới liên hệ xe, điều này tạo sự bị động. Một số trường hợp không may xảy ra là xe hết hoặc không đủ xe, phải dời ngày gây tốn thời gian và chi phí cho bạn.

Liên hệ nhà xe trước để đảm bảo khả năng chuyên chở đồ đạc

Liên hệ nhà xe trước để đảm bảo khả năng chuyên chở đồ đạc

Để vận chuyển văn phòng một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian thì một đề xuất cho bạn chính là lựa chọn đơn vị vận chuyển văn phòng trọn gói. Với kinh nghiệm thực hiện, dịch vụ sẽ làm hết tất cả những công đoạn trên một cách nhanh chóng và tiết kiệm nhất để bạn không phải lo lắng về sự mất mát.

Và để đảm bảo quá trình chuyển văn phòng diễn ra thuận lợi, an toàn không mất nhiều thời gian, không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của công ty bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng do công ty Kiến Vàng cung cấp.

Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH TM DV TỔNG HỢP KIẾN VÀNG
Trụ sở chính: 249/2B Vườn Lài, P. Phú Thọ Hòa, Q. Tân Phú, TPHCM
Điện thoại: (028) 39.49.18.18
HOTLINE: 0913.30.31.33