Một số kinh nghiệm chuyển văn phòng từ A-Z đơn giản

Bạn đang muốn chuyển văn phòng nhưng lại ngại khối lượng đồ đạc lớn, khó khăn khi tháo lắp di chuyển? Tuy nhiên, nếu nắm được những thủ thuật khi chuyển văn phòng sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt cho kế hoạch chuyển văn phòng, tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức.

Hãy đọc ngay bài viết dưới đây để học hỏi kinh nghiệm được đúc kết từ những người đã từng chuyển nơi làm việc chia sẻ. Từ đí sẽ trở nên dễ dàng, không còn ảnh hưởng đến năng suất làm việc của mọi người trong công ty như trước.

Lựa chọn địa điểm văn phòng mới

Văn phòng là nơi làm việc, cũng là nơi giao dịch, gặp gỡ khách hàng, nói cách khác là bộ mặt của công ty. Bạn nên ưu tiên lựa chọn những nơi có địa hình thông thoáng, giao thông thuận tiện, có nơi trông giữ xe an toàn cho nhân viên và khách hàng. Các vấn đề như thang máy, diện tích văn phòng, hệ thống điện nước, nội thất… cũng cần được chú trọng. Giá cả có thể cao hơn một chút nhưng bạn sẽ có môi trường làm việc tốt hơn.

Sau khi chọn được địa điểm, bạn cần chuẩn bị cho văn phòng mới, đảm bảo văn phòng được dọn dẹp sạch sẽ, thiết kế, trang trí và lắp đặt các thiết bị đầy đủ, mua sắm những vật dụng cần thiết, hẹn lịch chuyển đến.

Xem thêm: 5 tiêu chí đánh giá địa điểm để chọn làm nơi làm việc mới

Lên kế hoạch chuyển nơi làm việc mới

Nếu không có kế hoạch, mọi sự đều khó thành. Lên kế hoạch chỉ là một khâu chuẩn bị trước khi vận chuyển nhưng lại vô cùng quan trọng. Nó sẽ quyết định rất nhiều tới mức chi phí bạn bỏ ra cũng như thời gian của bạn.

Để lập một bản kế hoạch thật chi tiết, cụ thể và khoa học nhất, hãy viết danh sách những công việc cần làm, những đồ đạc cần chuyển đi ra giấy. Với cách làm này, sẽ giúp bạn hạn chế việc bỏ sót đồ. Bên cạnh đó, bạn hãy chuẩn bị thêm một ít tờ giấy để ghi danh sách đồ, số thứ tự đồ bạn sẽ cất vào trong thùng và để sẵn trong các thùng đựng đồ. Việc làm này sẽ giúp bạn xác định chính xác vị trí của các món đồ mà không mất nhiều thời gian tìm kiếm.

Những mục mà bạn nên viết ra trong kế hoạch bao gồm: thời gian chuyển, ai sẽ là người thực hiện (là nhân viên của bạn hay lựa chọn đơn vị chuyển văn phòng), vận chuyển bằng phương tiện nào, đóng gói những gì… Hãy đảm bảo rằng bạn không bỏ sót bất kỳ thứ gì như giấy tờ quan trọng.

Lên kế hoạch vận chuyển văn phòng

Lên kế hoạch sẽ giúp bạn kiểm soát được các vấn đề

Kế tiếp, bạn cần phải lên kế hoạch chi tiết và tỉ mỉ cho văn phòng làm việc mới. Dựa vào nhu cầu của nhân viên để xem xét việc sắp xếp các phòng ban, vị trí của các bàn làm việc. Những yếu tố khác cần quan tâm tới khi chuyển sang văn phòng làm việc mới là vị trí để đặt các thiết bị như máy in, máy photocopy, nhà kho, nhà bếp… Ngoài ra cũng cần phải tham khảo ý kiến của các đồng nghiệp trước khi đưa ra kế hoạch cuối cùng.

Chuẩn bị dụng cụ và đồ đạc đóng gói cần thiết

Nếu bạn tự chuyển nơi làm việc thì nên tự chuẩn bị trước một số dụng cụ cần thiết. Bao gồm: thùng carton, kéo, băng keo, bọc nilon, xốp trong trường hợp vật dễ bể, bọc giấy tờ quan trọng, giấy báo cũ… Những đồ vật này được lên dựa trên số lượng đồ đạc mà bạn sẽ vận chuyển và đặc điểm đồ vật. Nên liệt kê trước để tránh trường hợp thiếu, làm bạn mất thời gian để đi mua hay tìm kiếm.

Trước khi tiến hành đóng gói, bạn nên phân loại đồ đạc theo chức năng công dụng. Việc sắp xếp và đóng gói đồ đạc rất mất thời gian và công sức. Bởi vậy, nếu bạn tự chuyển đồ, hãy huy động toàn bộ nhân viên tham gia vào công việc này để việc đóng gói đồ diễn ra nhanh chóng, gọn gàng và tiết kiệm nhất có thể. Một số lưu ý cho bạn:

  • Nên sắp xếp, đóng gói những vật dụng hay đi với nhau vào chung một thùng để tiện sau này dễ tìm kiếm hơn.
  • Không nên đựng quá nhiều đồ trong một thùng vì như thế sẽ khiến cho việc vận chuyển khó khăn hơn và thậm chí khiến thùng dễ bị bục, rách thùng.
  • Khi đã đóng gói đồ xong, bạn hãy dán giấy ghi chú bên ngoài thùng để ghi lại các vật dụng có trong thùng, của cá nhân hay phòng ban nào, vị trí, số tầng, số phòng… để nhân viên vận chuyển dễ dàng sắp xếp. Đặc biệt, với những đồ dễ vỡ, thì việc ghi chú, dán giấy bên ngoài thùng là việc rất cần thiết.
  • Đối với các vật dụng, trang thiết bị hay máy móc quan trọng, yêu cầu kĩ năng tháo lắp thì cần phải nhờ đến những người có chuyên môn và kinh nghiệm để tránh gây hư hỏng và những sai sót không mong muốn. Và lúc này, một dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói là sự lựa chọn cần thiết cho bạn.
  • Đối với những giấy tờ, hồ sơ quan trọng của công ty nên để vào một thùng riêng và chuyển đi để tránh việc bị thất thoát vì đây là những tài liệu liên quan đến bảo mật, công việc của công ty. Cuối cùng là dán một mẩu giấy ghi chú bên ngoài ghi rõ những vật dụng có trong thùng để dễ dàng tìm kiếm sau này.

Xem thêm: 3 cách giảm thiếu gián đoạn công việc khi chuyển nơi làm việc mới

Phân loại đồ đạc theo chức năng, công dụng để tiện cho việc đóng gói và tìm kiếm

Phân loại đồ đạc theo chức năng, công dụng để tiện cho việc đóng gói và tìm kiếm

Cách tiết kiệm chi phí vận chuyển đến địa điểm mới

  • Giảm Bớt Đồ Đạc Không Cần Thiết: Đây là cơ hội tốt để xem xét lại và loại bỏ những đồ dùng không cần thiết hoặc đã cũ. Việc giảm bớt khối lượng đồ đạc sẽ giúp tiết kiệm chi phí vận chuyển.
  • Chọn Thời Điểm Thích Hợp: Thời điểm di chuyển có thể ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển. Ví dụ, vận chuyển vào ngày làm việc thường rẻ hơn là vào cuối tuần hoặc ngày lễ.
  • Bảo Hiểm và Hợp Đồng Rõ Ràng: Đảm bảo rằng bạn hiểu rõ các điều khoản của hợp đồng vận chuyển và có bảo hiểm phù hợp để tránh những chi phí không lường trước do hư hỏng hoặc mất mát.

Làm sao để thời gian chuyển nơi làm việc không bị trễ so với kế hoạch

  • Lựa Chọn Công Ty Vận Chuyển Uy Tín: Chọn lựa một công ty có uy tín và kinh nghiệm trong việc chuyển văn phòng. Hãy đọc các đánh giá và tham khảo ý kiến từ các doanh nghiệp khác đã sử dụng dịch vụ.
  • Thỏa Thuận Rõ Ràng Về Thời Gian: Khi ký hợp đồng với công ty vận chuyển, hãy đảm bảo rằng thời gian vận chuyển và thời hạn hoàn thành được ghi rõ ràng và có các điều khoản phạt nếu dịch vụ không được hoàn thành đúng hạn.
  • Lập Kế Hoạch Chi Tiết và Cụ Thể: Lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của quá trình, bao gồm thời gian đóng gói, thời gian vận chuyển và thời gian dọn dẹp, thiết lập lại tại văn phòng mới. Đảm bảo rằng mọi người trong đội ngũ của bạn đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ.
  • Chuẩn Bị Sớm và Kỹ Lưỡng: Bắt đầu quá trình đóng gói và chuẩn bị sớm để tránh bị động và vội vã vào phút chót. Điều này bao gồm việc phân loại tài liệu, đóng gói thiết bị, và xác định các mục cần được chuyển đến văn phòng mới trước.
  • Giao Tiếp Thường Xuyên: Duy trì liên lạc thường xuyên với công ty vận chuyển để cập nhật tình hình và xử lý kịp thời bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh. Điều này giúp tránh được những hiểu lầm và chậm trễ.
  • Có Phương Án Dự Phòng: Chuẩn bị các phương án dự phòng cho các tình huống có thể xảy ra, chẳng hạn như thời tiết xấu, hư hỏng thiết bị, hoặc vấn đề với địa điểm mới. Điều này giúp bạn có thể nhanh chóng xử lý sự cố mà không làm ảnh hưởng đến tiến độ.
  • Kiểm Tra Địa Điểm Mới Trước Khi Chuyển Đến: Đảm bảo rằng văn phòng mới đã sẵn sàng để tiếp nhận đồ đạc và các thiết bị văn phòng. Điều này bao gồm việc kiểm tra cơ sở vật chất, điện, nước, mạng internet và các yếu tố khác đã sẵn sàng hoạt động.

Các bộ phận, phòng ban nào nên phối hợp với nhau khi chuyển

Sự phối hợp giữa các bộ phận và phòng ban là rất quan trọng để đảm bảo quá trình di chuyển diễn ra trơn tru và hiệu quả. Dưới đây là các bộ phận nên được tích cực hợp tác:

  1. Phòng Quản Lý Vận Hành: Đây là bộ phận trung tâm trong việc lên kế hoạch và điều phối. Họ sẽ phụ trách tổng thể việc lập kế hoạch, phối hợp với công ty vận chuyển, và đảm bảo tất cả các khía cạnh của quá trình chuyển dịch được thực hiện theo đúng kế hoạch.
  2. Phòng Tài Chính – Kế Toán: Phòng này sẽ giúp theo dõi chi phí liên quan đến quá trình vận chuyển, đảm bảo ngân sách được phân bổ hợp lý và việc chi tiêu tuân theo dự toán.
  3. Phòng Nhân Sự: Họ phải đảm bảo thông tin đến toàn thể nhân viên về kế hoạch và lịch trình. Họ cũng cần quản lý các vấn đề liên quan đến nhân sự trong quá trình chuyển đổi, chẳng hạn như sắp xếp thời gian làm việc linh hoạt hoặc hỗ trợ nhân viên trong giai đoạn chuyển tiếp.
  4. Phòng Công Nghệ Thông Tin (IT): Bộ phận IT có vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo hệ thống máy tính, mạng và dữ liệu được chuyển một cách an toàn và hiệu quả. Họ cần thiết lập hệ thống và mạng tại văn phòng mới và đảm bảo rằng mọi thứ hoạt động trơn tru khi nhân viên bắt đầu làm việc tại đó.
  5. Phòng Hành Chính: Phòng hành chính sẽ phụ trách việc đặt lịch với các nhà cung cấp dịch vụ, đồng thời quản lý các vấn đề liên quan đến cơ sở vật chất và bảo trì tại cả văn phòng cũ và mới.
  6. Bộ phận Tiếp Tân và An Ninh: Họ cần đảm bảo an ninh trong quá trình chuyển đồ đạc và cũng là người đầu tiên tiếp xúc với các nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển khi họ đến. Ngoài ra, họ cũng giúp hướng dẫn và thông báo cho khách hàng về sự thay đổi vị trí văn phòng.
  7. Phòng Marketing và Truyền Thông: Phòng này có nhiệm vụ thông báo cho khách hàng, đối tác về việc chuyển văn phòng và đảm bảo thông tin liên lạc được cập nhật trên tất cả các kênh truyền thông của công ty.

Việc các phòng ban này phối hợp chặt chẽ và hiệu quả sẽ giúp quá trình chuyển đến tòa nhà mới diễn ra suôn sẻ, giảm thiểu bất kỳ gián đoạn nào đối với hoạt động kinh doanh bình thường của công ty.

Khi nào nên bắt đầu thông báo cho khách hàng về địa điểm mới của công ty?

Dưới đây là một số khuyến nghị về thời điểm thông báo cho khách hàng:

  1. Thông Báo Sớm: Bắt đầu thông báo cho khách hàng ít nhất 3-4 tuần trước khi chuyển đến địa điểm mới. Điều này giúp khách hàng không bị bất ngờ và có thể điều chỉnh kế hoạch làm việc với công ty bạn cho phù hợp.
  2. Gửi Thông Báo Nhiều Lần: Cân nhắc gửi thông báo nhiều lần qua nhiều kênh khác nhau để đảm bảo khách hàng nhận được thông tin. Bạn có thể bắt đầu bằng một thông báo sơ bộ về dự định chuyển địa điểm, sau đó là thông báo chi tiết về địa chỉ mới và ngày bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới.
  3. Sử Dụng Nhiều Kênh Giao Tiếp: Để tăng cường hiệu quả truyền thông, hãy sử dụng đa dạng các kênh như email, trang web của công ty, mạng xã hội, thư từ truyền thống, và cả thông báo qua điện thoại nếu cần. Điều này giúp bạn tiếp cận được với nhiều khách hàng hơn.
  4. Cung Cấp Chi Tiết Về Địa Điểm Mới: Khi thông báo, hãy đưa ra thông tin chi tiết về địa điểm mới, bao gồm địa chỉ cụ thể, lợi ích của việc chuyển đến vị trí mới (nếu có), và bất kỳ thay đổi nào về cách thức liên hệ hoặc làm việc.
  5. Trả Lời Mọi Thắc Mắc: Sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng liên quan đến việc chuyển nơi làm việc để giảm thiểu sự bất tiện và mất mát trong quá trình chuyển đổi.
  6. Cập Nhật Trên Mọi Tài Liệu và Truyền Thông: Đảm bảo rằng tất cả tài liệu, website, và các tài nguyên truyền thông khác của công ty đã được cập nhật thông tin về địa điểm mới một cách chính xác.

Thực hiện những bước này không chỉ giúp khách hàng của bạn không bị gián đoạn trong việc tiếp cận dịch vụ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến lợi ích của khách hàng.

Bộ phận, phòng ban nào nên được chuyển tới địa điểm trước, bộ phận nào chuyển sau?

Quyết định về việc bộ phận nào trong công ty nên chuyển tới địa điểm văn phòng mới trước và bộ phận nào chuyển sau phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm tính chất công việc, mức độ cần thiết của hạ tầng kỹ thuật, và ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh chung. Dưới đây là một số gợi ý để xem xét:

Bộ Phận Nên Chuyển Đầu Tiên

  1. Phòng Công Nghệ Thông Tin (IT):
    • Bộ phận IT nên là nhóm đầu tiên chuyển đến để thiết lập hệ thống mạng, máy tính, và đảm bảo các hệ thống công nghệ thông tin hoạt động ổn định tại văn phòng mới. Điều này rất quan trọng để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
  2. Phòng Hành Chính và Cơ Sở Vật Chất:
    • Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm về cơ sở vật chất, từ bảo trì, an ninh cho đến quản lý tài sản và đảm bảo mọi thứ ở văn phòng mới đã sẵn sàng cho các bộ phận khác chuyển đến.

Bộ Phận Chuyển Sau

  1. Phòng Kinh Doanh và Dịch Vụ Khách Hàng:
    • Các bộ phận này nên chuyển sau khi hệ thống IT và cơ sở vật chất đã được thiết lập hoàn chỉnh tại văn phòng mới. Điều này giúp đảm bảo rằng không có gián đoạn trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và duy trì hoạt động kinh doanh.
  2. Phòng Nhân Sự và Pháp Lý:
    • Những bộ phận này có thể linh hoạt hơn về mặt thời gian chuyển đổi, miễn là các yêu cầu cơ bản về cơ sở vật chất và IT đã được đáp ứng.

Xem Xét Đặc Biệt

  • Lãnh Đạo Cấp Cao:
    • Lãnh đạo của công ty nên là một trong những nhóm cuối cùng chuyển đến văn phòng mới để đảm bảo sự liên tục trong quản lý và điều hành, cũng như có thể giám sát quá trình chuyển đổi từ văn phòng cũ.

Đồ dùng của nhân viên thì để nhân viên tự chuyển hay gom vào thùng để công ty chuyển?

Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng, Kiến Vàng HCM sẽ cung cấp cho bạn ưu – nhược điểm của từng phương pháp. Từ đó bạn sẽ có góc nhìn tổng thể và dễ dàng đưa ra lựa chọn phù hợp với quý công ty

Nhân Viên Tự Chuyển Đồ Dùng Cá Nhân

Ưu điểm:

  • An toàn và riêng tư: Nhân viên sẽ cảm thấy an tâm hơn khi tự quản lý và chuyển đồ dùng cá nhân của mình, đặc biệt là những đồ dùng có giá trị tinh thần hoặc tài chính cao.
  • Giảm trách nhiệm cho công ty: Bằng cách để nhân viên tự chuyển, công ty có thể giảm bớt trách nhiệm phải bảo quản và vận chuyển những đồ dùng này, từ đó giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng.

Nhược điểm:

  • Thiếu thống nhất: Có thể sẽ khó kiểm soát được tiến độ chuyển đến văn phòng mới nếu mỗi nhân viên tự chuyển đồ vào thời điểm khác nhau.

Công Ty Chuyển Đồ Dùng Cá Nhân

Ưu điểm:

  • Thống nhất và chuyên nghiệp: Việc gom đồ dùng cá nhân vào thùng chung và để công ty chuyển giúp quá trình vận chuyển diễn ra một cách thống nhất và chuyên nghiệp.
  • Hiệu quả về mặt thời gian và tổ chức: Điều này giúp công ty có thể lên kế hoạch chuyển đổi một cách hiệu quả, đảm bảo mọi thứ được di dời đồng bộ và đúng tiến độ.

Nhược điểm:

  • Rủi ro cao hơn: Việc chuyển giao trách nhiệm bảo quản đồ dùng cá nhân cho công ty có thể dẫn đến rủi ro mất mát hoặc hư hỏng nếu không được xử lý cẩn thận.

Khuyến Nghị

  • Lập Quy Định Rõ Ràng: Công ty nên lập quy định rõ ràng về việc ai sẽ chịu trách nhiệm chuyển đồ dùng cá nhân và cung cấp các hướng dẫn cụ thể về cách đóng gói và nhãn dán để đảm bảo an toàn.
  • Cung Cấp Tùy Chọn: Cung cấp lựa chọn cho nhân viên giữa việc tự chuyển hoặc để công ty hỗ trợ chuyển, tùy thuộc vào tính chất đồ dùng và sự thuận tiện cho từng cá nhân.
  • Đảm Bảo An Toàn: Nếu công ty quyết định chuyển đồ dùng cá nhân, cần phải có biện pháp đảm bảo an toàn tối đa, như sử dụng thùng carton chắc chắn và có thể khóa lại.

Để vận chuyển nơi làm việc một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian thì một đề xuất cho bạn chính là lựa chọn đơn vị vận chuyển văn phòng trọn gói. Với kinh nghiệm thực hiện, dịch vụ sẽ làm hết tất cả những công đoạn trên một cách nhanh chóng và tiết kiệm nhất để bạn không phải lo lắng về sự mất mát.

Và để đảm bảo quá trình chuyển văn phòng diễn ra thuận lợi, an toàn không mất nhiều thời gian, không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của công ty bạn có thể sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng do công ty dịch vụ chuyển văn phòng Kiến Vàng cung cấp.

Thông tin liên hệ:
CÔNG TY TNHH TM DV TỔNG HỢP KIẾN VÀNG
Trụ sở chính: 249/2B Vườn Lài, P. Phú Thọ Hòa, Q. Tân Phú, TPHCM
Điện thoại: (028) 39.49.18.18
HOTLINE: 0913.30.31.33

5/5 - (6 bình chọn)
Call
Zalo
Zalo