Hóa đơn thương mại là gì? Chức năng, mục đích, vai trò của hóa đơn thương mại

Với các doanh nghiệp, cá nhân gửi hàng đi nước ngoài hoặc hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa đều cần quan tâm đến hóa đơn thương mại. Vậy, hóa đơn thương mại là gì? Mục đích, chức năng, vai trò như thế nào? Hãy cùng Kiến Vàng HCM tìm hiểu kỹ hơn thông qua bài viết dưới đây. 

Hóa đơn thương mại là gì? ( Invoice là gì?)

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice – viết tắt là CI) là chứng từ thương mại được dùng với mục đích thanh toán giữa người bán và người mua. Trên hóa đơn cần yêu cầu ghi rõ các thông tin về đặc điểm hàng hóa, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, thanh toán, phương thức vận chuyển và những vấn đề liên quan khác. 

Hóa đơn thương mại
CI đóng vai trò là chứng từ thanh toán

Hiện nay, nhiều người vẫn thường nhầm lẫn Commercial Invoice và Proforma Invoice. Nhưng trên thực tế, 2 khái niệm này hoàn toàn khác nhau. 

Proforma Invoice là gì?  Proforma Invoice viết tắt là PI, tiếng Việt là hóa đơn chiếu lệ. Hóa đơn chiếu lệ có hình thức gần giống với hóa đơn thương mại nhưng lại không được dùng để thanh toán giữa người mua và người bán. PI sử dụng với mục đích cam kết những thông tin liên quan của lô hàng như số lượng, chất lượng, loại hàng hóa… 

Chức năng của hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại thực hiện 3 chức năng chính bao gồm: 

Chức năng thanh toán

Chức năng thanh toán được xem là chức năng chính của hóa đơn thương mại. CI được dùng như chứng từ hợp pháp để bên bán đòi tiền từ bên mua. Nội dung trên hóa đơn phải ghi rõ tổng tiền bằng số, bằng chữ, giá của từng mặt hàng, loại tiền tệ, đơn vị tiền tệ… 2 bên phải thực hiện ký, ghi rõ họ tên để đảm bảo nghĩa vụ, quyền lợi thanh toán. 

Chức năng khai giá hải quan

Cơ sở tính thuế xuất nhập khẩu chính là mức giá được ghi trên CI. Người mua và người bán có thể thống nhất và kê khai một số chi phí bổ sung khác cùng các thông tin liên quan như số hóa đơn, số đơn hàng, ngày xuất hóa đơn ở tờ khai hóa đơn điện tử. 

Chức năng tính số tiền bảo hiểm

Tương tự như khai giá hải quan, giá ghi trên hóa đơn được dùng để làm cơ sở tính số tiền bảo hiểm cho lô hàng trong những trường hợp cần thiết. 

Hóa đơn thương mại là cơ sở tính tiền bảo hiểm cho hàng hóa 
Hóa đơn thương mại là cơ sở tính tiền bảo hiểm cho hàng hóa

Hình thức của hóa đơn thương mại

Theo quy tắc và thực hành thống nhất tín dụng chứng từ (UCP 600), trên CI không nhất định phải ký. Trên thực tế, người bán khi xuất trình hóa đơn vẫn ký, đóng dấu với mục đích giúp người mua sử dụng vào các mục đích khác ngoài thanh toán như lưu chứng từ ở bộ phận kế toán, xuất trình và làm thủ tục hải quan. 

Tại ô tổng giá trị hàng hóa trên hóa đơn thương mại sẽ được in đậm bởi CI được dùng với mục đích thanh toán là chủ yếu. Số tiền phải ghi bằng số, không bắt buộc ghi bằng chữ nhưng khi phát hành, người bán vẫn ghi cả số và chữ để đối chiếu sau này. 

>>> Xem thêm: Giới thiệu mẫu bảng báo giá cước vận chuyển

Bản chất của hóa đơn thương mại

CI được lập, sử dụng dựa vào Quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ – UCP 600. 

Hóa đơn thương mại
Bản chất của hóa đơn thương mại

Ngoại trừ trường hợp khác quy định tại Điều 38 UCP 600, hóa đơn thương mại phải thể hiện do người thụ hưởng phát hành, đứng tên người yêu cầu và ghi bằng loại tiền của thư tín dụng. 

Do doanh nghiệp tự thiết kế hóa đơn thương mại nên không cần tiến hành các thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, không báo cáo tình hình dùng hóa đơn như thế nào cho cơ quan thuế trực tiếp quản lý doanh nghiệp. 

Mục đích và vai trò của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu

Mục đích chính của CI là chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán. Chứng từ này có giá trị pháp lý cao, làm căn cứ giúp người bán đòi tiền từ người mua nhanh chóng, hiệu quả. Thông tin ghi trên hóa đơn cần chính xác, rõ ràng, minh bạch, ghi cụ thể số tiền phải thanh toán, thông tin hàng hóa, điều khoản khi thanh toán… 

Vai trò của hóa đơn thương mại là kế toán giá trị đơn hàng, hỗ trợ thanh toán bù trừ hàng hóa trong xuất nhập khẩu, căn cứ xác định giá trị hải quản của hàng hóa, tính thuế nhập khẩu. Ngoài ra, CI còn là giấy tờ bắt buộc khi tiến hành thủ tục hải quan, xuất nhập khẩu lô hàng. 

Phân biệt hóa đơn thương mại và hóa đơn xuất khẩu

Hóa đơn thương mại và hóa đơn xuất khẩu có sự khác biệt dựa vào những yếu tố cụ thể dưới đây. 

Phân biệt dựa vào định nghĩa 

Hóa đơn thương mại là chứng từ quan trọng thực hiện nhiệm vụ thanh toán, giúp người bán đòi tiền từ người mua theo số tiền minh bạch được ghi trên hóa đơn. 

Hóa đơn xuất khẩu là hóa đơn được dùng phổ biến trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài. Hình thức, nội dung trên hóa đơn phải tuân theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật Việt Nam về thương mại. 

Phân biệt dựa vào nội dung trình bày  

Nội dung trình bày trên CI phải bao gồm: Số và ngày lập hóa đơn, tên, địa chỉ đầy đủ của người bán và người mua, thông tin hàng hóa như mô tả chi tiết, số lượng, đơn giá, số tiền, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán, cảng xếp, dỡ, tên tàu, số chuyến,…

Nội dung trình bày trên hóa đơn xuất khẩu bao gồm: Số thứ tự hóa đơn, tên, địa chỉ đầy đủ đơn vị xuất khẩu, đơn vị nhập khẩu, thông tin hàng hóa như mô tả chi tiết, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, chữ ký của đơn vị xuất khẩu. 

Phân loại dựa vào mục đích 

Mục đích của hóa đơn thương mại là chứng từ thanh toán, yêu cầu thể hiện rõ ràng, minh bạch thông tin về số tiền cần người mua cần phải trả cho người bán kèm các nội dung liên quan khác như số lượng, điều khoản thanh toán, loại hàng hóa… 

Mục đích của hóa đơn xuất khẩu là chứng từ nộp thuế, yêu cầu thể hiện thông tin về số tiền bán hàng kèm số lượng, loại hàng hóa. 

Nội dung cần có của hóa đơn thương mại

Trên một mẫu hóa đơn thương mại cần có những nội dung như sau: 

Nội dung cần có trên hóa đơn thương mại
Nội dung cần có trên CI

Thông tin bắt buộc: 

  • Người xuất khẩu/người gửi hàng đi nước ngoài (Exporter/Shipper): tên, địa chỉ, quốc gia sở tại.
  • Tên và địa chỉ đầy đủ của người nhận hàng.

Thông tin chi tiết: 

  • Trọng lượng tịnh (không bao gồm bao bì) và khối lượng.
  • Đơn giá từng mặt hàng cụ thể (đơn vị tiền tệ thanh toán).
  • Giá mở rộng.
  • Loại tiền tệ thanh toán.
  • Điều khoản giao hàng và điều khoản thanh toán cần ghi rõ điều khoản giao hàng theo bản Incoterms nào? Điều khoản thanh toán là TT, TTR, LC, No Payment và đơn vị tiền tệ thanh toán là USD, EUR, JPY,…
  • Ngày hàng hoá bắt đầu vận chuyển liên tục đến nước ngoài.
  • Số tham chiếu (số đặt hàng của bên mua).
  • Phương thức vận chuyển yêu cầu ghi rõ vận chuyển đường hàng không, đường biển,… không cần ghi tên phương tiện, số chuyến.
  • Phí vận chuyển/bảo hiểm.
  • Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
  • Một số thông tin khác dùng để tham chiếu do các bên yêu cầu được thêm vào hóa đơn. 

Các lưu ý liên quan đến hóa đơn thương mại

Hóa đơn thương mại
Trên CI cần mô tả rõ ràng, chính xác thông tin hàng hóa
  • Thời điểm phát hành: Sau khi tiến hành gửi hàng hoặc sau khi đóng hàng vào container, người bán sẽ xuất hóa đơn thương mại. Cũng có một vài trường hợp, CI được lập trước đó với hợp đồng giao hàng nhiều lần, những lần này phải giống nhau về số lượng và không khác biệt về giá. 
  • Tránh hiểu nhầm với Packing List: Đối với những người hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ không hiểu nhầm 2 chứng từ này với nhau. Tuy nhiên, người mới làm quen sẽ dễ nhầm lẫn bởi cả 2 đều do người bán phát hành, thông tin trên hóa đơn tương tự nhau. CI thiên về mục đích thanh toán còn Packing List thiên về mục đích thể hiện quy cách đóng gói. 
  • Phân biệt được CI và hóa đơn xuất khẩu: Mục đích của CI là thanh toán còn mục đích của hóa đơn xuất khẩu là chứng từ nộp thuế. 
  • Thiếu thông tin: Một số trường hợp thiếu thông tin sẽ tốn thời gian làm thủ tục hải quan. Ví dụ như hàng nhập theo điều kiện CIF nhưng trên CI chỉ thể hiện giá FOB, không có cước biển, phí bảo hiểm, tổng giá, điều kiện thanh toán… 
  • Bộ hồ sơ hải quan: Tên, địa chỉ công ty, điều kiện giao hàng, tên hàng, phương thức thanh toán… là những thông tin hải quan kiểm tra rất kỹ nên hãy kiểm tra chính xác trước khi nộp. 

Một số lỗi phổ biến cần tránh khi sử dụng hóa đơn thương mại

Để tránh ảnh hưởng đến việc thông quan hàng hóa trong quá trình áp dụng CI, doanh nghiệp cần tránh một số lỗi cơ bản như sau: 

  • Điều kiện giao hàng như FOB (kèm tên cảng xuất), hay CIF (kèm tên cảng nhập) không được thể hiện rõ ràng trên hóa đơn. 
  • Hàng nhập theo giá giao hàng (ví dụ giá CIF) nhưng hóa đơn chỉ thể hiện theo giá FOB tại nơi xếp hàng và không có thông tin chi phí phát sinh kèm theo. 
  • Doanh nghiệp bán hàng có chiết khấu nhưng CI không có số tiền chiết khấu và chỉ ghi giá tiền thực thu. 
  • Hàng hóa không được mô tả rõ ràng, thiếu thông tin, gộp nhiều loại hàng hóa thành một kiện hàng chung. 
  • Trong việc khai báo thuế, làm thủ tục hải quan, tính phí bảo hiểm, CI là chứng từ quan trọng kết hợp với các chứng từ như hợp đồng, vận đơn nên thông tin cần chính xác, trùng khớp với nhau. 

Một số mẫu hoá đơn thương mại

CI được lập và sử dụng căn cứ vào UCP 600 (Các quy tắc và thực hành thống nhất về tín dụng chứng từ) nên không có mẫu cố định. Dưới đây, Kiến Vàng HCM sẽ giới thiệu một số mẫu hóa đơn thương mại để doanh nghiệp tham khảo.  

Mẫu hóa đơn thương mại số 1
Mẫu hóa đơn thương mại số 1
Hóa đơn thương mại
Mẫu hóa đơn thương mại số 2
Mẫu hóa đơn thương mại số 3
Mẫu hóa đơn thương mại số 3

Sự khác nhau giữa Hóa đơn thương mại và Phiếu đóng gói

Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) và phiếu đóng gói (Packing List) có sự khác nhau và cần phân biệt rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Trên thực tế, những người mới làm quen với hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa sẽ rất dễ nhìn nhầm bởi 2 chứng từ này thường được tạo ra từ 1 mẫu, thông tin khá trùng khớp, nhìn qua gần giống nhau. 

Hóa đơn thương mại
Phiếu đóng gói thể hiện quy cách đóng gói của lô hàng

Tuy nhiên, mỗi loại chứng từ sẽ có những chức năng và dữ liệu đặc thù riêng biệt. CI thực hiện mục đích thanh toán là chủ yếu. Còn phiếu đóng gói lại được sử dụng với mục đích thể hiện loại hàng hóa, quy cách đóng gói, bao nhiêu kiện hàng, thể tích ra sao, trọng lượng… 

Trên đây là toàn bộ thông tin về hóa đơn thương mại, mục đích, vai trò và cách phân biệt hóa đơn thương mại với hóa đơn xuất khẩu cụ thể. Việc nắm được những thông tin chính xác về CI sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng trong quá trình gửi hàng hóa, thanh toán tiền và không mất nhiều thời gian để làm thủ tục hải quan.