Kiến Vàng sẽ hướng dẫn bạn các bước cần thiết để lập kế hoạch chuyển văn phòng, từ lúc tìm địa điểm mới đến khi ổn định hoạt động tại nơi làm việc mới. Danh sách được chia thành 3 giai đoạn, giúp bạn quản lý hiệu quả và giảm thiểu rủi ro..

Lưu ý: Các công việc có thể diễn ra theo thứ tự hoặc cần thực hiện song song. Những việc có liên quan đến đối tác, sử dụng dịch vụ cần được bắt đầu sớm vì bạn bị phụ thuộc vào tiến độ của bên kia.

Lên kế hoạch sẽ giúp bạn kiểm soát được các vấn đề khi chuyển tới địa điểm

Mục lục

Trước khi chuyển nơi làm việc mới
Trong quá trình chuyển văn phòng
Sau khi chuyển văn phòng
Lưu ý quan trọng

Trước khi chuyển nơi làm việc mới

Chọn địa điểm văn phòng mới

Văn phòng là nơi làm việc và đại diện hình ảnh công ty. Ưu tiên chọn:
- Khu vực giao thông thuận tiện, có bãi đỗ xe an toàn.
- Không gian phù hợp về diện tích, hệ thống điện nước và nội thất.
Đảm bảo dọn dẹp sạch sẽ, trang trí và lắp đặt thiết bị trước khi chuyển.

5 tiêu chí đánh giá địa điểm để chọn làm nơi làm việc mới

Chọn ngày chuyển nơi làm việc

Chọn ngày tốt hoặc cuối tuần để giảm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
Với khối lượng công việc lớn, nên thuê dịch vụ chuyển văn phòng để tiết kiệm thời gian.

Xem thêm: 3 cách giúp tăng hiệu suất, giảm gián đoạn công việc khi chuyển văn phòng

Thiết kế, thi công và sắp xếp chỗ ngồi

Thuê nhà thầu hoặc tự thiết kế dựa trên nhu cầu từng phòng ban.
Lên sơ đồ vị trí chỗ ngồi, bố trí các thiết bị như máy in, khu vực giải trí.

Thanh lý đồ cũ

Loại bỏ vật dụng không cần thiết để giảm chi phí vận chuyển.
Kiểm tra và thay thế các vật dụng cũ nếu cần.

Xem thêm: Bí quyết thanh lý đồ cũ hiệu quả, nhanh chóng

Mua sắm và bổ sung vật dụng

Sau khi hoàn thiện sơ đồ bố trí, kiểm tra và mua thêm các vật dụng cần thiết.

Thay đổi địa chỉ kinh doanh

Làm thủ tục với cơ quan quản lý để cập nhật địa chỉ và thanh lý hợp đồng thuê cũ.

Thuê đơn vị chuyển văn phòng

Chọn công ty chuyển văn phòng uy tín, so sánh giá cả và đánh giá năng lực.
Đảm bảo các điều khoản vận chuyển rõ ràng trong hợp đồng.

Thông báo kế hoạch cho nhân viên

Thông báo thời gian, quy định về đóng gói và bảo quản đồ dùng cá nhân.
Phân bổ rõ ràng lịch chuyển theo từng bộ phận nếu áp dụng phương án chuyển cuốn chiếu

Dời lịch phỏng vấn ứng viên, lịch tiếp khách hàng nếu rơi vào giai đoạn chuyển tới địa điểm mới

Giai đoạn chuyển văn phòng có thể trùng với lịch meeting của các phòng ban khác đặt trước đó. Do đó cần hẹn lại lịch gặp ứng viên, khách hàng kèm thông báo địa chỉ văn phòng mới.

Tốt nhất nên hẹn sau khi chuyển một vài ngày lúc mọi thứ đã được sắp xếp ổn thỏa. Trong trường hợp không thể, bộ phận Hành chính, IT có thể set up một phòng họp tạm với đầy đủ những thiết bị như máy chiếu, Tivi…

Lường trước các rủi ro có thể xảy ra để việc chuyển tới nơi làm việc mới hoàn thành đúng kế hoạch

Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến kế hoạch chuyển địa điểm như:

Thời tiết xấu như mưa lớn, bão.
Xe hư
Giao thông tồi tệ
Thang máy hư

Những đơn vị vận chuyển có rất nhiều kinh nghiệm trong việc này nên cần tham khảo họ để chủ động lên phương án dự phòng như đẩy thời gian vận chuyển lên sớm hơn, chuyển bổ sung vào ban đêm.

Nếu nội bộ công ty có những vấn đề phát sinh dẫn tới phải dời kế hoạch, thì các đơn vị vận chuyển vẫn cho thay đổi thời gian vận chuyển với điều kiện là bạn cần báo trễ nhất là 3 ngày trước khi chuyển

Trong quá trình chuyển văn phòng

Phối hợp với ban quản lý tòa nhà

Đảm bảo các điều kiện như sử dụng thang máy và bãi đỗ xe tải.

Giám sát và phân công công việc

Theo dõi việc tháo dỡ, đóng gói, vận chuyển và lắp đặt tại văn phòng mới.
Phân loại đồ dùng theo công dụng để dễ quản lý và tìm kiếm.

Dọn dẹp và bàn giao mặt bằng cũ

Đảm bảo văn phòng cũ sạch sẽ và đáp ứng yêu cầu hoàn trả từ bên cho thuê.

Phân loại đồ đạc theo chức năng, công dụng để tiện cho việc đóng gói và tìm kiếm

Xem thêm: 5 lưu ý đảm bảo an ninh trong khi chuyển nơi làm việc mới

Sau khi chuyển văn phòng

Ổn định hoạt động làm việc

Thiết lập mạng, điện thoại và thông báo các quy định sử dụng văn phòng mới.
Đăng ký bãi đỗ xe nếu cần.

Tham khảo: Các tips giúp nhân viên thích nghi môi trường mới nhanh chóng

Cúng khai trương văn phòng mới

Chuẩn bị mâm cúng, đồ cúng, các bài khấn

Gửi thông báo với khách hàng và đối tác

Việc thông báo kịp thời tới khách hàng khi chuyển địa điểm làm việc mới thể hiện tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc cũng như không để khách hàng cảm thấy lo lắng khi không thể liên hệ với công ty.

Cập nhật địa chỉ trên các kênh thông tin của công ty

Cập nhật địa chỉ mới lên website và hệ thống mạng xã hội của công ty
Cập nhật trong chữ ký email doanh nghiệp
In lại card business
Cập nhật địa chỉ tại các trang tuyển dụng
Cập nhật địa chỉ trên Google Map/Google business
Cập nhật trong các ấn phẩm.

Lưu ý quan trọng

Làm sao để thời gian chuyển nơi làm việc không bị trễ so với kế hoạch?

Lựa Chọn Công Ty Vận Chuyển Uy Tín: Chọn lựa một công ty có uy tín và kinh nghiệm trong việc chuyển văn phòng. Hãy đọc các đánh giá và tham khảo ý kiến từ các doanh nghiệp khác đã sử dụng dịch vụ.
Thỏa Thuận Rõ Ràng Về Thời Gian: Khi ký hợp đồng với công ty vận chuyển, hãy đảm bảo rằng thời gian vận chuyển và thời hạn hoàn thành được ghi rõ ràng và có các điều khoản phạt nếu dịch vụ không được hoàn thành đúng hạn.
Lập Kế Hoạch Chi Tiết và Cụ Thể: Lập kế hoạch chi tiết cho từng giai đoạn của quá trình, bao gồm thời gian đóng gói, thời gian vận chuyển và thời gian dọn dẹp, thiết lập lại tại văn phòng mới. Đảm bảo rằng mọi người trong đội ngũ của bạn đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ.
Chuẩn Bị Sớm và Kỹ Lưỡng: Bắt đầu quá trình đóng gói và chuẩn bị sớm để tránh bị động và vội vã vào phút chót. Điều này bao gồm việc phân loại tài liệu, đóng gói thiết bị, và xác định các mục cần được chuyển đến văn phòng mới trước.
Kiểm Tra Địa Điểm Mới Trước Khi Chuyển Đến: Đảm bảo rằng văn phòng mới đã sẵn sàng để tiếp nhận đồ đạc và các thiết bị văn phòng. Điều này bao gồm việc kiểm tra cơ sở vật chất, điện, nước, mạng internet và các yếu tố khác đã sẵn sàng hoạt động.

Khi nào nên bắt đầu thông báo cho khách hàng về địa điểm mới của công ty?

Dưới đây là một số khuyến nghị về thời điểm thông báo cho khách hàng:

Thông Báo Sớm: Bắt đầu thông báo cho khách hàng ít nhất 3-4 tuần trước khi chuyển đến địa điểm mới. Điều này giúp khách hàng không bị bất ngờ và có thể điều chỉnh kế hoạch làm việc với công ty bạn cho phù hợp.
Gửi Thông Báo Nhiều Lần: Cân nhắc gửi thông báo nhiều lần qua nhiều kênh khác nhau để đảm bảo khách hàng nhận được thông tin. Bạn có thể bắt đầu bằng một thông báo sơ bộ về dự định chuyển địa điểm, sau đó là thông báo chi tiết về địa chỉ mới và ngày bắt đầu hoạt động tại địa điểm mới.
Sử Dụng Nhiều Kênh Giao Tiếp: Để tăng cường hiệu quả truyền thông, hãy sử dụng đa dạng các kênh như email, trang web của công ty, mạng xã hội, thư từ truyền thống, và cả thông báo qua điện thoại nếu cần. Điều này giúp bạn tiếp cận được với nhiều khách hàng hơn.
Cung Cấp Chi Tiết Về Địa Điểm Mới: Khi thông báo, hãy đưa ra thông tin chi tiết về địa điểm mới, bao gồm địa chỉ cụ thể, lợi ích của việc chuyển đến vị trí mới (nếu có), và bất kỳ thay đổi nào về cách thức liên hệ hoặc làm việc.
Trả Lời Mọi Thắc Mắc: Sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của khách hàng liên quan đến việc chuyển nơi làm việc để giảm thiểu sự bất tiện và mất mát trong quá trình chuyển đổi.
Cập Nhật Trên Mọi Tài Liệu và Truyền Thông: Đảm bảo rằng tất cả tài liệu, website, và các tài nguyên truyền thông khác của công ty đã được cập nhật thông tin về địa điểm mới một cách chính xác.

Thực hiện những bước này không chỉ giúp khách hàng của bạn không bị gián đoạn trong việc tiếp cận dịch vụ mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và quan tâm đến lợi ích của khách hàng.

Bộ phận nào nên được chuyển tới trước, bộ phận nào chuyển sau?

Quyết định về việc bộ phận nào trong công ty nên chuyển tới địa điểm văn phòng mới trước và bộ phận nào chuyển sau phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm tính chất công việc, mức độ cần thiết của hạ tầng kỹ thuật, và ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh chung. Dưới đây là một số gợi ý để xem xét:

Bộ Phận Nên Chuyển Đầu Tiên

Phòng Công Nghệ Thông Tin (IT):
- Bộ phận IT nên là nhóm đầu tiên chuyển đến để thiết lập hệ thống mạng, máy tính, và đảm bảo các hệ thống công nghệ thông tin hoạt động ổn định tại văn phòng mới. Điều này rất quan trọng để hỗ trợ các hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
Phòng Hành Chính và Cơ Sở Vật Chất:
- Nhóm này sẽ chịu trách nhiệm về cơ sở vật chất, từ bảo trì, an ninh cho đến quản lý tài sản và đảm bảo mọi thứ ở văn phòng mới đã sẵn sàng cho các bộ phận khác chuyển đến.

Bộ Phận Chuyển Sau

Phòng Kinh Doanh và Dịch Vụ Khách Hàng:
- Các bộ phận này nên chuyển sau khi hệ thống IT và cơ sở vật chất đã được thiết lập hoàn chỉnh tại văn phòng mới. Điều này giúp đảm bảo rằng không có gián đoạn trong việc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và duy trì hoạt động kinh doanh.
Phòng Nhân Sự và Pháp Lý:
- Những bộ phận này có thể linh hoạt hơn về mặt thời gian chuyển đổi, miễn là các yêu cầu cơ bản về cơ sở vật chất và IT đã được đáp ứng.

Xem Xét Đặc Biệt

Lãnh Đạo Cấp Cao:
- Lãnh đạo của công ty nên là một trong những nhóm cuối cùng chuyển đến văn phòng mới để đảm bảo sự liên tục trong quản lý và điều hành, cũng như có thể giám sát quá trình chuyển đổi từ văn phòng cũ.

Đồ dùng của nhân viên thì để nhân viên tự chuyển hay gom vào thùng để công ty chuyển?

Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng, Kiến Vàng HCM sẽ cung cấp cho bạn ưu – nhược điểm của từng phương pháp. Từ đó bạn sẽ có góc nhìn tổng thể và dễ dàng đưa ra lựa chọn phù hợp với quý công ty

Nhân Viên Tự Chuyển Đồ Dùng Cá Nhân

Ưu điểm:

An toàn và riêng tư: Nhân viên sẽ cảm thấy an tâm hơn khi tự quản lý và chuyển đồ dùng cá nhân của mình, đặc biệt là những đồ dùng có giá trị tinh thần hoặc tài chính cao.
Giảm trách nhiệm cho công ty: Bằng cách để nhân viên tự chuyển, công ty có thể giảm bớt trách nhiệm phải bảo quản và vận chuyển những đồ dùng này, từ đó giảm thiểu rủi ro mất mát hoặc hư hỏng.

Nhược điểm:

Thiếu thống nhất: Có thể sẽ khó kiểm soát được tiến độ chuyển đến văn phòng mới nếu mỗi nhân viên tự chuyển đồ vào thời điểm khác nhau.

Công Ty Chuyển Đồ Dùng Cá Nhân