Danh sách công việc cần làm khi lên kế hoạch chuyển văn phòng

Bài viết sẽ bao gồm các công việc cần làm từ khi công ty bạn đã tìm được địa điểm thuê cho tới khi ổn định hoạt động tại nơi làm việc mới. Danh sách sẽ được gom nhóm thành 3 giai đoạn để bạn có thể dễ dàng nắm thông tin, giúp bạn chuẩn bị tốt, giảm thiểu dược những vấn đề phát sinh không mong muốn.

Lưu ý: Các công việc có thể diễn ra theo thứ tự hoặc cần thực hiện song song. Những việc có liên quan đến đối tác, sử dụng dịch vụ cần được bắt đầu sớm vì bạn bị phụ thuộc vào tiến độ của bên kia.

Lên kế hoạch vận chuyển văn phòng

Lên kế hoạch sẽ giúp bạn kiểm soát được các vấn đề khi chuyển văn phòng

1. Trước khi chuyển văn phòng

Chọn ngày chuyển văn phòng

Tùy vào mỗi doanh nghiệp mà có thể lựa chọn ngày tốt hoặc vào cuối tuần để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, giao dịch của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nếu ngày cần chuyển văn phòng quá cận mà khối lượng công việc cần hoàn thành quá lớn thì bắt buộc phải tăng ca hoặc cân nhắc sử dụng dịch vụ để tối ưu thời gian.

Bên cạnh đó, dựa vào tình hình mà phải xác định là cần hoàn thành chuyển trong ngày hay chuyển cuốn chiếu.

Thực hiện thiết kế, thi công, trang trí bổ sung và lên sơ đồ vị trí chỗ ngồi tại văn phòng mới

Có thể tìm một nhà thầu chuyên thiết kế thi công văn phòng chuyên nghiệp hoặc tự lên ý tưởng trong nội bộ dựa trên nhu cầu của các phòng ban để xem xét việc sắp xếp chỗ ngồi, vị trí bàn làm việc, cũng như nơi đặt các thiết bị như máy in, máy photocopy, kho chứa đồ, tủ kệ, khu vực ăn uống giải trí cho nhân viên…

Thanh lý đồ cũ

Thanh lý bớt đồ cũ giúp giảm gánh nặng cũng như tránh tăng thêm chi phí cho việc vận chuyển. Hãy kiểm tra các đồ dùng có trong văn phòng, đồ nào còn dùng được, đồ nào không dùng được nữa hay đồ dùng nào không cần thiết để thanh lý bớt.

Bên cạnh đó, thực hiện rà soát lại các vật dụng trong văn phòng, kiểm tra xem có món nào đến lúc cần được thay thế không.

Mua sắm bổ sung hoặc thay thế vật dụng văn phòng tại văn phòng mới

Sau khi đã chốt được sơ đồ vị trí, thực hiện thanh lý, rà soát vật dụng sẽ tới bước quyết định có phải mua sắm thêm không.

Làm thủ tục thay đổi địa chỉ kinh doanh

Thông báo cho đơn vị quản lý tòa nhà và thực hiện các thủ tục thanh lý hợp đồng thuê văn phòng

Xem lại các điều kiện về hoàn trả mặt bằng của bên cho thuê, chú ý các điều khoản để tránh vi phạm.

Tìm đơn vị chuyển văn phòng

Liên hệ một số đơn vị chuyển văn phòng để được khảo sát và báo giá.

Cân nhắc giữa các yếu tố như giá vận chuyển, uy tín, kinh nghiệm để lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp.

Có thể yêu cầu công ty vận chuyển gửi mẫu hợp đồng để xem các điều khoản ràng buộc.

Thông báo ngừng hoặc chuyển địa chỉ sử dụng các dịch vụ như mạng Internet, điện thoại, chuyển phát
Liên hệ với các đơn vị đang cung cấp dịch vụ để thông báo về việc ngừng hợp đồng hoặc chuyển địa chỉ sử dụng.
Ví dụ như mạng điện thoại, Internet, giao thư, giao cơm văn phòng, xe đưa rước…

Thông báo cho nhân viên kế hoạch chuyển văn phòng
Thông báo cho nhân viên về thời gian chuyển văn phòng, cần các phòng ban phối hợp như thế nào, các quy định về thu dọn, bảo quản vật dụng cá nhân vào trước ngày chuyển văn phòng.

Đặc biệt thông báo kỹ khi thực hiện phương án chuyển cuốn chiếu, chuyển theo đợt, bộ phận nào ngày nào vẫn làm ở nơi cũ, ngày nào làm ở nơi mới.

Dời lịch phỏng vấn ứng viên, lịch tiếp khách hàng nếu rơi vào giai đoạn chuyển văn phòng

Giai đoạn chuyển văn phòng có thể trùng với lịch meeting của các phòng ban khác đặt trước đó. Do đó cần hẹn lại lịch gặp ứng viên, khách hàng kèm thông báo địa chỉ văn phòng mới.

Tốt nhất nên hẹn sau khi chuyển một vài ngày lúc mọi thứ đã được sắp xếp ổn thỏa. Trong trường hợp không thể, bộ phận Hành chính, IT có thể set up một phòng họp tạm với đầy đủ những thiết bị như máy chiếu, Tivi…

Lường trước các rủi ro có thể xảy ra để việc chuyển văn phòng hoàn thành đúng kế hoạch

Một số yếu tố có thể ảnh hưởng đến kế hoạch chuyển văn phòng như:

  • Thời tiết xấu như mưa lớn, bão.
  • Xe hư
  • Giao thông tồi tệ
  • Thang máy hư

Những đơn vị vận chuyển có rất nhiều kinh nghiệm trong việc này nên cần tham khảo họ để chủ động lên phương án dự phòng như đẩy thời gian vận chuyển lên sớm hơn, chuyển bổ sung vào ban đêm.

Nếu nội bộ công ty có những vấn đề phát sinh dẫn tới phải dời kế hoạch, thì các đơn vị vận chuyển vẫn cho thay đổi thời gian vận chuyển với điều kiện là bạn cần báo trễ nhất là 3 ngày trước khi chuyển

2. Trong quá trình chuyển văn phòng

Liên hệ trước với đơn vị quản lý tòa nhà tạo điều kiện để thực hiện vận chuyển (sử dụng thang máy, nơi đậu xe tải)

Giám sát hoạt động tháo dỡ, đóng gói, vận chuyển, lắp đặt của đơn vị chuyển văn phòng

  • Nhắc nhở những người tham gia cần có mặt đúng giờ đã thống nhất.
  • Bố trí người trực ở cả hai vị trí cũ và mới
  • Đối với những giấy tờ, hồ sơ quan trọng của công ty có thể cân nhắc việc đóng gói riêng, vận chuyển riêng, thực hiện niêm phong, kiểm đếm đầy đủ.
  • Điều phối đơn vị vận chuyển lắp đặt bàn ghế, tủ kệ theo thiết kế đã thống nhất trước đó ở văn phòng mới.

Phân loại đồ đạc theo chức năng, công dụng để tiện cho việc đóng gói và tìm kiếm

Phân loại đồ đạc theo chức năng, công dụng để tiện cho việc đóng gói và tìm kiếm

Dọn dẹp và bàn giao mặt bằng cho đơn vị quản lý cũ.

Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng với đơn vị chuyển văn phòng

3. Sau khi chuyển văn phòng

Ổn định hoạt động làm việc, vị trí chỗ ngồi cho nhân viên

  • Thiết lập lại line điện thoại, mạng Internet.
  • Thông báo một số quy định sử dụng văn phòng mới (nếu có)
  • Đăng ký biển số xe nhân viên ở bãi giữ xe mới (nếu có)

Cúng khai trương văn phòng mới

  • Chuẩn bị mâm cúng, đồ cúng, các bài khấn

Gửi thông báo với khách hàng và đối tác

Việc thông báo kịp thời tới khách hàng khi chuyển văn phòng thể hiện tính chuyên nghiệp trong phong cách làm việc cũng như không để khách hàng cảm thấy lo lắng khi không thể liên hệ với công ty.

Cập nhật địa chỉ trên các kênh thông tin của công ty

  • Cập nhật địa chỉ mới lên website và hệ thống mạng xã hội của công ty
  • Cập nhật trong chữ ký email doanh nghiệp
  • In lại card business
  • Cập nhật địa chỉ tại các trang tuyển dụng
  • Cập nhật địa chỉ trên Google Map/Google business
  • Cập nhật trong các ấn phẩm.